Kurs Microsoft 365 Copilot: Copilot i pliki OneDrive/SharePoint - pytania do dokumentów bez otwierania

Ten artykul to czesc bezplatnego kursu Microsoft 365 Copilot na blogu JSystems. Oryginal: Kurs Microsoft 365 Copilot: Copilot i pliki OneDrive/SharePoint - pytania do dokumentów bez otwierania.

Kurs Microsoft 365 Copilot  ·  JSystems  ·  Lekcja 14 z 20

Sedno tej lekcji na jednym zrzucie. Copilot Chat z włączonym Work IQ odpowiada na pytanie zadane do arkusza podpiętego przez ukośnik, a odpowiedź niesie odwołania do źródła: podlinkowaną nazwę pliku w tekście, ikonę odwołania przy każdym punkcie i przycisk Źródła pod odpowiedzią. Wszystkie liczby (3 620 sztuk, marża 45 procent) pochodzą z dokumentu, nie z wiedzy ogólnej modelu.

W skrócieCopilot z dostępem do OneDrive i SharePointa to pytania zadawane wprost do firmowych dokumentów, bez otwierania ani jednego z nich na ekranie. Odpowiedź niesie cytowania do plików, na których się opiera, czyli grounding. Copilot widzi przy tym tylko te dokumenty, do których Ty masz uprawnienia.

Ta lekcja jest częścią bezpłatnego kursu Microsoft 365 Copilot - dwudziestu lekcji od pierwszego uruchomienia do wdrożenia w całej firmie.

<-- Spis wszystkich lekcji

<-- Lekcja 13: Copilot PagesLekcja 15: Agenci i Copilot Studio

Z tej lekcji dowiesz się:

• Jak zadawać pytania do dokumentów w OneDrive i SharePoint bez ich otwierania
• Jak wskazać konkretny plik poleceniem z ukośnikiem (/odwołania) w Copilot Chat, krok po kroku
• Jak streścić długą umowę i wyłuskać konkretną klauzulę bez czytania całości
• Jak porównać dwie wersje oferty i podsumować cały folder projektu
• Czym jest grounding na wiedzy firmowej i dlaczego cytowania źródeł budują zaufanie
• Jaką rolę pełnią uprawnienia i dlaczego Copilot nie pokaże Ci cudzych plików
• Kilkanaście gotowych promptów do pracy z plikami, gotowych do skopiowania

Pliki do tej lekcji

Pracuj na tych samych plikach, które widzisz na zrzutach. Pobierz je teraz, zanim zaczniesz, i odtwarzaj kolejne kroki u siebie.

• umowa_serwisowa_demo.docx ↓ - umowa serwisowa
• oferta_handlowa_demo.docx ↓ - oferta handlowa
• oferta_handlowa_demo_v2.docx ↓ - oferta handlowa, wersja druga do porównania
• copilot_excel_demo.xlsx ↓ - arkusz sprzedaży do sekcji o cytowaniach
• raport_projektu_demo.docx ↓ - raport statusu projektu
• oferta_klient_Nowak_v1.docx ↓ - pierwsza wersja oferty dla klienta, pod nazwą widoczną na zrzutach w sekcjach o sprzecznościach i o aktualnym stanie uzgodnień
• oferta_klient_Nowak_v2.docx ↓ - druga wersja tej samej oferty, pod tą samą nazwą co na tamtych zrzutach

Uwaga na nazwy: oferta_klient_Nowak_v1.docx i oferta_klient_Nowak_v2.docx to ten sam dokument co oferta_handlowa_demo.docx i oferta_handlowa_demo_v2.docx, tylko pod wcześniejszą nazwą roboczą, pod którą nagraliśmy część zrzutów, więc w każdym ćwiczeniu wpisuj tę nazwę, którą widzisz w poleceniu nad zrzutem.

Zanim zaczniesz: wrzuć pobrane pliki do swojego OneDrive albo do biblioteki SharePoint, do której masz dostęp. Plik leżący tylko na dysku komputera jest dla Copilota niewidoczny, więc odwołanie ukośnikiem go nie znajdzie, a Copilot odpowie ogólnikami zamiast oprzeć się na Twoich danych.

Największa wartość Copilota nie jest widoczna wtedy, gdy pisze za Ciebie maila czy generuje slajd. Ujawnia się dopiero, gdy pytasz o coś, co już masz w firmie: warunki z umowy sprzed pół roku, ustalenia rozrzucone po piętnastu plikach projektu, różnicę między dwiema wersjami oferty. To jest praca z dokumentami w OneDrive i SharePoint. Copilot potrafi przeczytać te pliki w tle i odpowiedzieć na pytanie po polsku, nie otwierając ani jednego dokumentu na Twoim ekranie.

Zanim wyjaśnimy dwa pojęcia, którymi posługujemy się w całej lekcji. OneDrive to Twój prywatny dysk w chmurze Microsoft 365, na którym trzymasz własne pliki robocze. SharePoint to firmowe biblioteki dokumentów dzielone przez zespół, projekt czy dział (na przykład wspólny folder "Oferty 2026" albo "Umowy z klientami"). Copilot z włączonym Work IQ sięga do jednego i drugiego, o ile masz do danego pliku dostęp. Trzecie pojęcie, do którego będziemy wracać, to grounding, czyli zakotwiczenie odpowiedzi w Twoich firmowych plikach zamiast w ogólnej wiedzy modelu. Grounding zmienia Copilot z gadatliwego asystenta w narzędzie, któremu można zaufać, bo pokazuje cytowania do konkretnych dokumentów. Ten sam mechanizm, tylko zbudowany samodzielnie i na własnych zbiorach dokumentów, opisaliśmy w artykule o wdrożeniu RAG w firmie. Jeśli wolisz wersję bez pisania kodu, pokazaliśmy krok po kroku, jak postawić własnego asystenta wiedzy firmowej na dokumentach zespołu.

W tej lekcji przeprowadzimy Cię krok po kroku przez tę pracę: od wskazania właściwego pliku poleceniem z ukośnikiem, przez streszczanie umów i porównywanie wersji, aż po podsumowanie całego folderu i sprawdzanie, skąd Copilot wziął każdą informację. Pokażemy realne scenariusze biznesowe z pracy menedżera, prawnika i handlowca. Przy każdym scenariuszu dostaniesz gotowe prompty do skopiowania, opis oczekiwanego wyniku oraz pułapki, których warto unikać.

Zanim wejdziemy w scenariusze, jedno zdanie o bezpieczeństwie, bo to najczęstsze pytanie przy wdrożeniu: Copilot działa wyłącznie w granicach Twoich uprawnień. Widzi tylko te pliki, do których masz dostęp jako użytkownik. Do tego wątku wrócimy pod koniec lekcji, bo to on decyduje, czy narzędzie w firmie jest bezpieczne.

Warunek wstępny: właściwy tryb i pliki w chmurze

Zanim wskażesz pierwszy plik, upewnij się, że dwie rzeczy są na miejscu. Bez nich cała reszta lekcji nie zadziała, a Ty zamiast groundowanej odpowiedzi dostaniesz ogólnikowy tekst z internetu.

1. Włącz Work IQ. Otwórz Copilot Chat pod adresem m365.cloud.microsoft/chat po zalogowaniu na konto firmowe Microsoft 365, albo z panelu bocznego Copilot w aplikacjach Office czy w Teams. W górnym pasku okna zobaczysz przełącznik Work IQ. Upewnij się, że jest włączony. Włączone Work IQ to jedyny stan, w którym Copilot ma dostęp do Twoich plików firmowych. Po wyłączeniu odpowiada z publicznego internetu i nie zajrzy do OneDrive ani SharePointa, więc nie poda cytowań do dokumentów. Opisujemy różnicę między trybami szczegółowo w lekcji Copilot Chat: przełącznik Work IQ.

Bez tych dwóch warunków Copilot nie zajrzy do Twoich dokumentów: musisz być z włączonym Work IQ, a pliki muszą leżeć w chmurze (infografika poglądowa).

2. Pliki leżą w chmurze. Copilot czyta zawartość z OneDrive dla firm i z bibliotek SharePoint, a nie z lokalnego dysku Twojego komputera. Jeśli dokument masz zapisany tylko na pulpicie albo na dysku C, najpierw przenieś go do OneDrive albo do właściwej biblioteki SharePoint. Dopiero wtedy stanie się widoczny dla narzędzia. To dobra chwila, żeby sprawdzić, czy Twoje najważniejsze pliki robocze w ogóle są synchronizowane z chmurą.

Wskazówka: Copilot pracuje z plikami Word, Excel, PowerPoint, PDF, OneNote i zwykłymi plikami tekstowymi. Jeśli masz umowę w formacie skanu graficznego (zdjęcie strony zapisane jako PDF bez warstwy tekstowej), Copilot może mieć trudność z odczytaniem treści, bo nie ma czego przeczytać. W takim wypadku warto najpierw przepuścić skan przez rozpoznawanie tekstu (OCR), żeby powstała warstwa tekstowa.

Jak wskazać plik w Copilot Chat: polecenie z ukośnikiem

Cała ta lekcja opiera się na jednej prostej umiejętności: wskazania Copilotowi konkretny plik. Robisz to poleceniem z ukośnikiem. Zamiast opisywać dokument słowami ("ta oferta, którą przysłali w zeszłym tygodniu"), przywołujesz go po nazwie, a Copilot wstawia do prompta klikalne odwołanie. Przejdźmy przez to krok po kroku.

Pracuj tu na tych samych plikach, co na zrzutach: umowa_serwisowa_demo.docx ↓ (ten dokument wskazujemy ukośnikiem w polu polecenia) oraz copilot_excel_demo.xlsx ↓ (ten widać na liście, która rozwija się po ukośniku). Wgraj je do OneDrive albo SharePoint, inaczej Copilot ich nie zobaczy.

Krok 1. Ustaw kursor w polu prompta i wpisz ukośnik. W dolnej części Copilot Chat kliknij w pole, gdzie normalnie piszesz pytanie. Wpisz pojedynczy znak / (ukośnik, ten sam, którego używasz w adresach internetowych). W tej samej sekundzie nad polem rozwinie się małe menu z kategoriami do wskazania: pliki, osoby, spotkania. To sygnał, że Copilot czeka, aż powiesz mu, co dokładnie ma wziąć pod uwagę.

Cztery kroki od ukośnika do groundowanej odpowiedzi. Odwołanie do pliku mówi Copilotowi: odpowiadaj z tego dokumentu, nie zgaduj (infografika poglądowa).

Krok 2. Zacznij pisać nazwę pliku. Po ukośniku Copilot rozwija listę z zakładkami: Wszystkie, Kontakty, Pliki, Spotkania, Adresy e-mail, Czaty, Kanały, Witryny. Kliknij Pliki, żeby zawęzić ją wyłącznie do dokumentów. Przy każdym widać ikonę aplikacji i datę ostatniego otwarcia, co pozwala odróżnić dwie podobne nazwy. Uwaga na zachowanie, które łatwo pomylić: jeśli po ukośniku od razu zaczniesz pisać nazwę, Copilot pokaże podpowiedzi wcześniejszych poleceń, a nie listę plików. Najpewniej działa więc kolejność: ukośnik, zakładka Pliki, wybór dokumentu z listy.

Zakładka Pliki zawęża listę wyłącznie do dokumentów. Ikona po lewej mówi, z jakiej aplikacji pochodzi plik, a data po prawej pomaga wybrać właściwą wersję, gdy nazwy są podobne.

Krok 3. Kliknij właściwy plik. Wybrany dokument wskoczy do prompta jako odwołanie, czyli wyróżniony wizualnie element z nazwą pliku (często na kolorowym tle albo z ikoną). To znak, że Copilot na pewno wie, o który plik chodzi. Możesz w jednym promptcie wstawić kilka takich odwołań, wracając do ukośnika przy każdym kolejnym pliku, o czym powiemy więcej przy porównywaniu wersji i podsumowaniu folderu.

Odwołanie do pliku i pytanie idą w jednym poleceniu. Ukośnik z nazwą dokumentu wskazuje źródło, a reszta zdania mówi Copilotowi, co ma z tym źródłem zrobić.

Krok 4. Dopisz pytanie po polsku i wyślij. Za odwołaniem wpisz to, co chcesz wiedzieć, i naciśnij Enter. Copilot przeczyta wskazany plik w tle i odpowie, opierając odpowiedź na jego treści. Pod odpowiedzią pojawią się cytowania ze źródła. Poniżej gotowy szablon do skopiowania: w miejscu w nawiasie kwadratowym wstaw plik przez ukośnik.

Pracuj tu na tym samym pliku, co na zrzutach: umowa_serwisowa_demo.docx ↓ Wgraj ją do OneDrive albo SharePoint, inaczej Copilot jej nie zobaczy.

Streść /umowa_serwisowa_demo.docx w punktach. Na końcu podaj osobny blok: terminy, kary umowne i warunki wypowiedzenia. Przy każdym punkcie wskaż, z której części umowy pochodzi.

To dokładnie to polecenie, które widać na zrzucie powyżej - plik pobierzesz kilka akapitów wyżej, więc odtworzysz wynik jeden do jednego. Gdy przejdziesz na własne dokumenty, ten sam schemat wygląda tak (podmień fragment w nawiasie kwadratowym na odwołanie wstawione ukośnikiem, bo Copilot potraktuje nawias dosłownie):

Na podstawie pliku [wskaż plik przez /] odpowiedz krótko i konkretnie: o czym jest ten dokument, kto powinien go przeczytać i jakie są trzy najważniejsze rzeczy, które trzeba z niego zapamiętać. Na końcu podaj, z którego miejsca w pliku to wynika.

Odwołanie do pliku to sygnał: "odpowiadaj z tego dokumentu, nie zgaduj". Bez niego Copilot próbuje odgadnąć, o który plik chodzi (czasem trafnie, czasem nie), albo odpowiada z ogólnej wiedzy. Z odwołaniem masz pewność, że pracuje na właściwym źródle.

Wskazówka: Jeśli nie pamiętasz dokładnej nazwy pliku, wpisz fragment (na przykład część nazwy klienta albo jedno słowo z nazwy pliku). Copilot filtruje podpowiedzi na bieżąco. Dobrze nazwane pliki znacznie ułatwiają tę pracę, więc jeśli masz w firmie dokumenty typu "Kopia (3) final ostateczny.docx", to jest dobry moment, żeby zacząć nazywać je sensownie.

Grounding i cytowania: dlaczego to buduje zaufanie

Zwykły czat AI generuje treść z tego, czego nauczył się model. Brzmi pewnie, ale nie masz jak sprawdzić, skąd wzięła się dana informacja. Przy pracy z dokumentami firmowymi to za mało. Potrzebujesz odpowiedzi zakotwiczonej w konkretnym pliku, a nie w ogólnej wiedzy. Właśnie to znaczy grounding: Copilot z włączonym Work IQ opiera odpowiedź na Twoich danych Microsoft 365, a nie na tym, co "gdzieś kiedyś przeczytał".

Dowodem groundingu są cytowania. Na zrzucie widać je w dwóch miejscach: mała plakietka cytowania stoi na końcu każdego akapitu z uzasadnieniem, a pod odpowiedzią Copilot wystawia kartę źródła z nazwą pliku i przycisk Źródła. Jedno i drugie jest klikalne. Klikasz cytowanie i otwierasz dokładnie ten dokument, z którego pochodzi dana teza. To pozwala zrobić trzy rzeczy naraz:

• Zweryfikować odpowiedź. Nie musisz wierzyć narzędziu na słowo. Otwierasz źródło i sprawdzasz kontekst.
• Wykryć pomyłkę co do pliku. Jeśli Copilot oparł się na starej wersji dokumentu albo na niewłaściwym pliku, od razu to widzisz i poprawiasz prompt.
• Dotrzeć do reszty. Cytowany plik to często punkt startowy do głębszej lektury. Copilot daje Ci streszczenie, a Ty jednym kliknięciem wchodzisz w szczegóły.

Jeśli chcesz, żeby Copilot był szczególnie skrupulatny w podawaniu źródeł, poproś go o to wprost w promptcie. Ten szablon działa jak wzmocnienie groundingu: wymusza cytowanie przy każdej tezie i wprost zakazuje zgadywania, gdy czegoś w pliku nie ma.

Pracuj tu na tych samych plikach, co na zrzutach: copilot_excel_demo.xlsx ↓ Wgraj je do OneDrive albo SharePoint, inaczej Copilot ich nie zobaczy.

/copilot_excel_demo Odpowiadaj wyłącznie na podstawie tego pliku. Przy każdym stwierdzeniu podaj cytowanie do konkretnego fragmentu, na którym się opierasz. Jeśli czegoś nie ma w dokumencie, napisz wprost "brak tej informacji w pliku", zamiast zgadywać. Pytanie: które produkty mają najniższą marżę i jaka jest ich sprzedaż roczna?

Plik wskazany ukośnikiem zmienia zachowanie Copilota: odpowiada tylko z tego skoroszytu i podaje, z których arkuszy pochodzą dane. Bez tego wskazania przeszukuje wszystko, do czego ma dostęp, i trudniej sprawdzić źródło.

Praktyczna zasada, do której będziemy wracać przez całą lekcję: przy każdej ważnej decyzji klikaj cytowanie i sprawdzaj źródło. Copilot świetnie streszcza i zestawia, ale ostateczna odpowiedzialność za to, co zrobisz z tą informacją, należy do Ciebie. Cytowania są po to, żeby ta weryfikacja zajmowała sekundy, a nie godziny.

Uwaga: Brak cytowań pod odpowiedzią to najczęściej sygnał, że wpadłeś w stan z wyłączonym Work IQ albo że nie wskazałeś pliku przez odwołanie. Jeśli Copilot odpowiedział ogólnie i bez źródeł, sprawdź przełącznik Work IQ (musi być Praca) i wskaż dokument ukośnikiem, zamiast opisywać go słowami.

Scenariusz: streszczenie długiej umowy bez czytania całości

Streszczenie umowy serwisowej, nie arkusza. Copilot otwiera odpowiedź od tego, czego umowa dotyczy - utrzymanie systemu pomiarowego i sterującego, usuwanie awarii, przeglądy okresowe, wsparcie techniczne - a potem podaje warunki, o które prosiło polecenie: okres 24 miesięcy, czasy reakcji serwisu i opłatę. Przy każdym stwierdzeniu wskazuje część umowy, z której je wziął.

Pobierz ten sam plik, na którym pracujemy, i przetestuj u siebie: umowa_serwisowa_demo.docx ↓

Dostajesz do zaakceptowania umowę na kilkanaście stron. Nie masz czasu czytać jej w całości, ale musisz wiedzieć, na co się piszesz. Zamiast otwierać plik i brnąć przez paragrafy, prosisz Copilot o streszczenie i o wyłuskanie tego, co Cię interesuje. Przejdźmy przez to w trzech ruchach.

1. Poproś o streszczenie strukturalne. Wskaż plik przez odwołanie i zażądaj konkretnego układu, a nie ogólnego opisu. Im dokładniej opiszesz oczekiwaną strukturę, tym bardziej użyteczna odpowiedź. Po wysłaniu spodziewaj się listy punktów, a na końcu osobnego bloku z terminami, karami i warunkami wypowiedzenia, każdy z cytowaniem do miejsca w umowie.

Streść umowę z pliku [wskaż plik przez /] w maksymalnie 10 punktach. Dla każdego punktu podaj: czego dotyczy, jaki jest kluczowy warunek i czy jest to zapis standardowy czy nietypowy. Na końcu wypisz osobno wszystkie terminy, kary umowne i warunki wypowiedzenia. Przy każdym punkcie podaj cytowanie do fragmentu umowy.

Przy każdym punkcie Copilot podaje paragraf, z którego go wziął, a ikonka obok otwiera ten fragment umowy. Dzięki temu streszczenie da się zweryfikować w kilkanaście sekund, zamiast wierzyć mu na słowo.

2. Znajdź konkretną klauzulę. Nie musisz przewijać dokumentu w poszukiwaniu jednego zapisu. Poprosisz Copilot, żeby zacytował dokładne brzmienie i przetłumaczył je na prosty język. Przy umowach naszpikowanych prawniczym żargonem pozwala to sprawdzić, gdy chcesz szybko zrozumieć, co dany zapis oznacza dla Ciebie w praktyce.

W umowie z pliku [wskaż plik] znajdź zapisy dotyczące odpowiedzialności za opóźnienia i kar umownych. Zacytuj dokładne brzmienie tych fragmentów i wyjaśnij prostym językiem, co oznaczają dla nas w praktyce.

3. Wypunktuj ryzyka. To najcenniejsza część, bo Copilot patrzy na całość i wskazuje, na co uważać. Dostaniesz listę zapisów, które warto renegocjować, każdy z krótkim uzasadnieniem, na czym polega ryzyko i co warto zaproponować drugiej stronie.

/umowa_serwisowa_demo Wskaż w tej umowie 5 zapisów, które są dla nas najbardziej ryzykowne lub niekorzystne. Dla każdego napisz, na czym polega ryzyko i jaką zmianę warto zaproponować drugiej stronie. Krótko i rzeczowo, z cytowaniem miejsca w umowie.

Tabela z trzema kolumnami: zapis, na czym polega ryzyko i jaką zmianę zaproponować drugiej stronie. Copilot zaznacza perspektywę, z której ocenia - jako Zamawiający - bo ten sam zapis dla drugiej strony bywa korzystny.

Copilot nie poprzestaje na wskazaniu ryzyka. Cytuje obecny zapis, tłumaczy, czego w nim brakuje, i podaje gotowe brzmienie zamienne, które można wkleić do aneksu. Paragraf źródłowy jest przy każdym punkcie.

Uwaga: Copilot jest świetnym asystentem do wstępnej analizy umowy, ale nie jest prawnikiem. Streszczenie i wskazane ryzyka to punkt wyjścia do rozmowy z działem prawnym, a nie podstawa do podpisu. Zawsze otwieraj cytowany fragment i sprawdzaj dokładne brzmienie w oryginale, zwłaszcza przy karach umownych i warunkach wypowiedzenia. Narzędzie zawęża pracę, ostateczną ocenę robi człowiek.

Scenariusz: porównanie dwóch wersji oferty

Pliki do pobrania: do tego ćwiczenia potrzebujesz obu wersji oferty. Pobierz oferta_handlowa_demo.docx ↓ (wersja starsza) oraz oferta_handlowa_demo_v2.docx ↓ (wersja nowsza), wgraj oba do OneDrive i odtwórz to u siebie.

Klient przysłał zaktualizowaną ofertę i twierdzi, że "zmieniło się tylko kilka drobiazgów". Zamiast czytać obie wersje słowo po słowie, wskazujesz oba pliki przez odwołania i prosisz Copilot o zestawienie różnic. To praca, która ręcznie zajmuje kilkanaście minut skupionego porównywania, a z Copilotem trwa chwilę.

1. Wskaż oba pliki w jednym promptcie. Wpisz ukośnik, wybierz nowszą wersję, potem znów ukośnik i wybierz starszą. Dopiero teraz dopisz polecenie. Kluczem jest wskazanie obu dokumentów przez odwołania, żeby Copilot wiedział dokładnie, co z czym zestawić. Poproś od razu o tabelę z podziałem na kategorie, bo to najbardziej czytelna forma dla różnic.

Porównaj dwie wersje oferty: [wskaż plik nowszy] i [wskaż plik starszy]. Pokaż w tabeli wszystkie różnice w podziale na kategorie: cena, zakres prac, terminy, warunki płatności, gwarancje. Dla każdej różnicy zaznacz, czy jest korzystna, neutralna czy niekorzystna z naszego punktu widzenia.

Efekt polecenia z ramki powyżej na obu plikach z linku wyżej. Nad poleceniem widać dwie plakietki dołączonych dokumentów, a odpowiedź zaczyna się od zdania, które wersje Copilot porównał (nazwy plików są klikalnymi odsyłaczami). Tabela ma kolumny: kategoria, wersja starsza, wersja nowsza i ocena z naszego punktu widzenia, a przy poszczególnych wartościach są ikony odwołań do konkretnych miejsc w dokumentach. W wierszu z ceną widać 1800 zł kontra 1650 zł i ocenę "Niekorzystna", bo niższa cena oznacza mniejszy przychód jednostkowy.

2. Poproś o cytowanie brzmienia przed i po. Sama informacja "cena wzrosła" bywa niewystarczająca. Chcesz widzieć dokładny tekst z obu wersji. Ten prompt daje Ci obraz przed i po bez otwierania ani jednego pliku.

/oferta_handlowa_demo /oferta_handlowa_demo_v2 Przy każdej różnicy między tymi wersjami zacytuj dokładne brzmienie z obu dokumentów: najpierw ze starszej wersji, potem z nowszej. Zaznacz wyraźnie, który cytat pochodzi z którego pliku.

Dwa pliki podpięte ukośnikiem. Przy każdej różnicy dokładny cytat ze starszej i nowszej wersji, z jawnym wskazaniem, z którego pliku pochodzi. To jest ta forma odpowiedzi, którą da się sprawdzić bez otwierania dokumentów.

3. Zamień porównanie w rekomendację. Na koniec poproś o gotowe podsumowanie dla przełożonego. Copilot streści wynik porównania w kilku zdaniach i wskaże, czy rekomenduje akceptację. To materiał, który wklejasz wprost do maila.

/oferta_handlowa_demo /oferta_handlowa_demo_v2 Na podstawie porównania tych dwóch wersji napisz krótkie podsumowanie dla przełożonego: co się realnie zmieniło, która zmiana jest najważniejsza i czy rekomendujesz akceptację nowej wersji. Maksymalnie 5 zdań.

Pięć zdań dla przełożonego: co się realnie zmieniło, która zmiana waży najwięcej i czy rekomendujemy akceptację. Copilot ocenia zmiany z perspektywy jednej strony i mówi wprost, z której.

Ten sam schemat działa dla każdej pary dokumentów, które mają się różnić w kontrolowany sposób: dwie wersje regulaminu, projekt i wersja po uwagach, budżet planowany i zaktualizowany. Za każdym razem wskazujesz oba pliki przez odwołania i prosisz o zestawienie w formie tabeli, żeby różnice od razu rzucały się w oczy.

Wskazówka: Jeśli obie wersje to ten sam dokument Worda, a różnice mają być bardzo precyzyjne (na poziomie pojedynczych słów w tekście), warto połączyć podejście z Copilota z klasyczną funkcją Worda "Porównaj wersje" w zakładce Recenzja. Copilot daje szybki obraz i rekomendację, a wbudowane porównanie Worda pokazuje każdą zmianę literka po literce.

Scenariusz: podsumowanie całego folderu projektu

Podsumowanie całego folderu, o które prosi polecenie. Copilot zwraca tabelę „Dokument / Czego dotyczy”: zapytanie od klienta z potrzebami biznesowymi, prezentację statusową dla zarządu z liczbami 62 i 61 procent oraz jej skróconą wersję na pięć slajdów. Zwróć uwagę na pierwsze zdanie: „Widzę 32 pliki, ale większość z nich to różne wersje tej samej prezentacji”. To jest realne zachowanie na folderze, w którym ktoś pracował - Copilot nie udaje, że porządek jest idealny, tylko mówi, co widzi.

Wracasz z urlopu, a projekt toczył się beze Ciebie. W folderze SharePoint leży kilkanaście plików: notatki ze spotkań, statusy, oferty, dokumenty robocze. Zamiast otwierać je po kolei, prosisz Copilot o zbiorcze podsumowanie ustaleń. Wskazujesz najważniejsze pliki przez odwołania i zadajesz jedno pytanie do wielu źródeł naraz.

1. Wskaż kluczowe pliki i poproś o status w czterech kategoriach. Nie wskazuj wszystkiego jak leci, tylko najważniejsze dokumenty (na przykład najnowszą notatkę, aktualny status i ofertę). Poproś o uporządkowaną odpowiedź, bo bez tego Copilot potrafi zwrócić długi opis, przez który trzeba się przekopać.

Pracuj tu na tych samych plikach, co na zrzutach: raport_projektu_demo.docx ↓, oferta_handlowa_demo_v2.docx ↓ (zestawienie terminów), oferta_klient_Nowak_v1.docx ↓, oferta_klient_Nowak_v2.docx ↓ oraz umowa_serwisowa_demo.docx ↓ (wychwytywanie sprzeczności). Wgraj je do OneDrive albo SharePoint, inaczej Copilot ich nie zobaczy.

Na podstawie plików [wskaż kilka plików przez /] przygotuj zbiorcze podsumowanie statusu projektu: najważniejsze ustalenia, podjęte decyzje, otwarte zadania i zidentyfikowane ryzyka. Uporządkuj według tych czterech kategorii i przy każdym punkcie podaj, z którego dokumentu pochodzi.

2. Zestaw wszystkie terminy chronologicznie. Terminy i deadline'y w projekcie potrafią być rozsypane po różnych plikach. Ten prompt zbiera je w jedną tabelę, ułożoną po dacie, z osobą odpowiedzialną i źródłem.

/raport_projektu_demo /oferta_handlowa_demo_v2 Przejrzyj wskazane pliki projektu i wypisz wszystkie terminy i deadline'y, jakie się w nich pojawiają. Ułóż je chronologicznie w tabeli: data, czego dotyczy, kto odpowiada, źródło (nazwa pliku).

Terminy z dwóch dokumentów w jednej tabeli, uporządkowane chronologicznie, z kolumną źródła. Nazwa pliku przy każdej dacie jest tu najważniejsza: bez niej nie wiadomo, który termin jest z której wersji.

3. Wychwyć sprzeczności między dokumentami. To najcenniejszy z trzech promptów, bo wyłapuje coś, co ręcznie umyka. Dokumenty projektu często się rozjeżdżają. Jedna notatka mówi o dostawie na 15., inna na 22., a nikt tego nie skonfrontował. Copilot zestawi źródła i pokaże rozbieżność, którą trzeba wyjaśnić.

/oferta_klient_Nowak_v1 /oferta_klient_Nowak_v2 Na podstawie tych dokumentów wskaż sprzeczności i nieaktualne informacje: miejsca, gdzie różne pliki podają różne wartości, terminy albo ustalenia dla tej samej sprawy. Przy każdej rozbieżności zacytuj oba źródła.

Zestawienie obszar po obszarze, z cytatem z obu plików. Tam, gdzie treść jest identyczna, Copilot wpisuje „brak rozbieżności” zamiast pomijać wiersz - dzięki temu widać, co zostało sprawdzone.

4. Dorzuć do zestawienia umowę serwisową. Ten sam mechanizm działa na trzech plikach naraz i dopiero wtedy robi się naprawdę użyteczny: oferta obiecuje jedno, a podpisana umowa mówi co innego. Wskaż ukośnikiem obie wersje oferty i umowę, a Copilot zestawi zapisy ze wszystkich trzech dokumentów.

/oferta_klient_Nowak_v1 /oferta_klient_Nowak_v2 /umowa_serwisowa_demo Zestaw te trzy dokumenty i wskaż miejsca, w których podają różne wartości dla tej samej sprawy: czas reakcji na zgłoszenie krytyczne, termin usunięcia błędu, warunki gwarancji. Przy każdej rozbieżności zacytuj wszystkie trzy źródła z nazwą pliku i numerem paragrafu, a pod cytatami dopisz jednym zdaniem, na czym polega sprzeczność.

Wynik tego polecenia. Copilot zestawia trzy dokumenty i przy każdym cytacie podaje nazwę pliku, a przy umowie także paragraf. W kadrze punkt 4.2 (czas reakcji na zgłoszenie krytyczne: cztery godziny robocze w wersji pierwszej oferty i w umowie, osiem godzin w wersji drugiej) oraz 4.3 (termin usunięcia błędu krytycznego: dwa dni robocze w wersji pierwszej, pięć dni w drugiej, a umowa mówi o dwudziestu czterech godzinach roboczych). Pod każdym zestawieniem Copilot dopisuje zdanie "Sprzeczność", więc od razu wiadomo, który zapis trzeba poprawić przed podpisaniem.

Pułapka: Przy bardzo dużych folderach nie zakładaj, że Copilot sam przeczyta wszystko, co tam leży. Bezpieczniej wskazać najważniejsze pliki wprost przez odwołania, niż liczyć, że narzędzie samo trafi na właściwe dokumenty w setce plików. Im precyzyjniej wskażesz źródła, tym pewniejsza i pełniejsza odpowiedź.

Scenariusz: wyciągnięcie ustaleń z wielu plików

Odmiana poprzedniego scenariusza, tyle że nastawiona na jedną konkretną potrzebę: masz kilka dokumentów i szukasz w nich odpowiedzi na jedno pytanie. Na przykład chcesz zebrać wszystkie zobowiązania, które firma podjęła wobec danego klienta w różnych mailach, notatkach i ofertach. Copilot przeszukuje wskazane pliki i składa rozproszone informacje w jedną odpowiedź.

Wynik polecenia "Podsumuj, co ustaliłem z klientem w sprawie szkolenia Power BI w ostatnich dniach. Wypisz w trzech sekcjach: (1) co zostało ustalone, (2) kwestie nadal otwarte, (3) co obiecałem dostarczyć i do kiedy". Ten jeden zrzut nagraliśmy inaczej niż resztę sekcji: korespondencję wkleiliśmy wprost do polecenia, zamiast wskazywać pliki ukośnikiem. Copilot wyciągnął z niej konkrety: 12 osób, termin 18-19 lutego, cena 2 900 zł za osobę, otwarta decyzja o module Power Automate. To inna sprawa niż wątek o szkoleniu Power BI dla zespołu analiz ze skrzynki, który podsumowujemy w lekcji o Copilot Chat - tam uzgodniony termin to 20 i 21 października. Przy plikach wskazanych ukośnikiem, tak jak w poleceniach niżej, każdy punkt ma dodatkowo cytowanie do dokumentu.

1. Zbierz wszystkie zobowiązania wobec klienta. Wskaż odpowiednie pliki i poproś o listę, co obiecaliśmy, w jakim terminie i na jakich warunkach. Ważne, żeby Copilot oznaczył źródło każdego zobowiązania i wskazał ewentualne różnice między dokumentami.

Pracuj tu na tych samych plikach, co na zrzutach: oferta_klient_Nowak_v1.docx ↓, oferta_klient_Nowak_v2.docx ↓ oraz raport_projektu_demo.docx ↓. Wgraj je do OneDrive albo SharePoint, inaczej Copilot ich nie zobaczy.

Przejrzyj wskazane pliki [wskaż pliki przez /] i wypisz wszystkie zobowiązania, jakie podjęliśmy wobec klienta: co obiecaliśmy dostarczyć, w jakim terminie i na jakich warunkach. Zaznacz, z którego dokumentu pochodzi każde zobowiązanie i czy gdzieś się one różnią.

2. Ustal aktualny stan uzgodnień. Gdy pliki się różnią, potrzebujesz jednoznacznej odpowiedzi, co obowiązuje teraz. Ten prompt każe Copilotowi wskazać najnowszy dokument i podać wersję z niego, zamiast mieszać dane z różnych plików.

/oferta_klient_Nowak_v1 /oferta_klient_Nowak_v2 Na podstawie tych dokumentów odpowiedz jednoznacznie: jaki jest aktualnie uzgodniony zakres prac i cena? Jeśli różne pliki podają różne wartości, wskaż, który dokument jest najnowszy i podaj wersję z niego, cytując źródło.

Pytanie, na które zwykle traci się kwadrans: co właściwie jest ustalone. Copilot wskazuje nowszą wersję, podaje z niej zakres i cenę, i cytuje źródło - zamiast uśredniać dane z obu plików.

3. Wypisz otwarte sprawy klienta. Na koniec poproś o listę pytań i wątpliwości, które zostały bez odpowiedzi. To gotowa lista rzeczy do domknięcia, którą możesz od razu przekształcić w zadania albo w mail do klienta.

Zbierz z dokumentów projektu wdrożenia ERP w Nordvent wszystkie pytania i wątpliwości klienta, które pozostały bez odpowiedzi. Ułóż listę otwartych spraw, którymi trzeba się zająć, i przy każdej wskaż, w którym pliku się pojawiła.

Tabela „Otwarta sprawa / Status, dlaczego jest otwarta / Źródło”. Cztery pozycje, każda z dokumentem, z którego pochodzi: termin startu produkcyjnego (zarząd oczekuje początku roku, ale termin nie został zadeklarowany, źródło: zapytanie od klienta), decyzja o zakresie drugiego etapu, pytanie czy integracja poczty wchodzi do pierwszego uruchomienia, oraz zgoda na wykorzystanie 28 000 zł z rezerwy. Kolumna ze źródłem jest tu ważniejsza od samej listy: bez niej nie sprawdzisz, czy Copilot niczego nie dodał od siebie.

Pracuj na tych samych dokumentach, co na zrzucie: zapytanie_erp_nordvent.docx ↓, raport_projektu_demo.docx ↓ oraz prezentacja_zarzad_nordvent_erp.pptx ↓. Wrzuć je do swojego OneDrive, bo Copilot szuka w chmurze, nie na dysku komputera.

Wskazówka: Pracę z wieloma plikami warto prowadzić jako rozmowę ciągłą. Po pierwszej odpowiedzi drążysz: "z których dokumentów to wynika?", "pokaż tylko zobowiązania z terminem w tym miesiącu", "napisz z tego szkic maila podsumowującego dla klienta". Nie musisz za każdym razem wskazywać plików od nowa, Copilot pamięta kontekst rozmowy w obrębie jednego wątku.

Rola uprawnień: dlaczego Copilot nie pokaże Ci cudzych plików

Copilot czyta i cytuje wyłącznie pliki, do których masz uprawnienia w OneDrive i SharePoint. Do dokumentów bez dostępu nie zajrzy i ich nie zacytuje (infografika poglądowa JSystems).

Najważniejsze pytanie przy wdrożeniu Copilota w firmie brzmi: czy narzędzie pokaże pracownikowi coś, czego nie powinien widzieć? Odpowiedź jest krótka: nie, o ile uprawnienia w OneDrive i SharePoint są ustawione poprawnie. Copilot nie tworzy własnej warstwy dostępu. Działa dokładnie w granicach tego, co i tak widzisz jako użytkownik.

W praktyce oznacza to kilka rzeczy:

• Widzisz tylko swoje. Copilot czyta pliki z Twojego OneDrive i te biblioteki SharePoint, do których masz dostęp. Do dokumentów, których nie masz prawa otworzyć, nie zajrzy i ich nie zacytuje.
• Cytowanie zawsze prowadzi do pliku, który możesz otworzyć. Jeśli Copilot coś zacytował, masz do tego uprawnienia. Nie zdarzy się, że wskaże źródło, do którego kliknięcie kończy się odmową dostępu.
• Odpowiedzialność za dostęp leży po stronie firmy. Jeśli jakiś wrażliwy plik jest udostępniony zbyt szeroko (na przykład całej organizacji), Copilot może go użyć, bo formalnie masz do niego dostęp. Copilot nie naprawia źle ustawionych uprawnień, on je respektuje.

Ten ostatni punkt jest kluczowy dla administratorów i rozwijamy go w lekcji Wdrożenie Copilota w organizacji: licencje, governance, RODO. W praktyce Copilot szybko ujawnia dokumenty udostępnione zbyt szeroko. To nie wada narzędzia, tylko sygnał, że warto przejrzeć, kto ma dostęp do czego, zanim wdrożysz Copilot na szeroką skalę.

Uwaga: Zanim uruchomisz Copilot dla całego zespołu, przejrzyj uprawnienia do najbardziej wrażliwych bibliotek SharePoint. Jeśli dokumenty kadrowe, finansowe czy prawne są udostępnione szerzej, niż powinny, Copilot to ujawni, bo pozwoli pracownikom zadawać do nich pytania. Uporządkowanie dostępów to nie koszt wdrożenia Copilota, tylko higiena, która i tak powinna być zrobiona.

Kiedy Copilot do plików pomaga, a kiedy lepiej otworzyć dokument

Cztery sytuacje, w których pytanie Copilota oszczędza czas, i cztery, w których szybciej otworzyć dokument samemu. Po lewej zielona kolumna, po prawej czerwona - podział jest tu ważniejszy niż same przykłady.

Copilot do pracy z plikami jest potężny, ale nie do każdego zadania. Warto od razu wiedzieć, gdzie oszczędza czas, a gdzie klasyczne otwarcie dokumentu jest lepsze. To odróżnia świadome użycie od bezmyślnego pytania o wszystko.

Najzdrowsza praktyka to podział pracy: Copilot robi pierwsze przejście (streszcza, wyłuskuje, zestawia, pokazuje różnice), a Ty otwierasz cytowany plik tam, gdzie stawka jest wysoka. Copilot zawęża, człowiek podejmuje decyzję.

Gotowe prompty do pracy z plikami

Gotowe prompty do pracy z plikami w skrócie.

Zestaw promptów, które warto mieć pod ręką. W miejscach oznaczonych nawiasami kwadratowymi wskaż swój plik przez ukośnik (/), a resztę dopasuj do potrzeby. Każdy z nich odpowiada na częstą sytuację w pracy z dokumentami firmowymi. Skopiuj cały blok do dokumentu z promptami zespołu albo dodawaj pojedynczo w miarę potrzeb.

Szybkie streszczenie

Streść plik [wskaż plik] w 5 punktach i podaj jedno zdanie: kto powinien to przeczytać i po co.

Wyłuskanie klauzuli

W dokumencie [wskaż plik] znajdź zapisy o terminach płatności i karach za opóźnienie. Zacytuj dokładne brzmienie i wyjaśnij je prostym językiem.

Lista ryzyk

Wskaż w pliku [wskaż plik] 5 najbardziej niekorzystnych dla nas zapisów i zaproponuj, co warto zmienić.

Porównanie wersji

Porównaj [wskaż plik nowszy] i [wskaż plik starszy]. Pokaż różnice w tabeli: cena, zakres, terminy, warunki. Zaznacz, co jest korzystne, a co nie.

Podsumowanie folderu

Na podstawie plików [wskaż kilka plików] przygotuj status projektu: ustalenia, decyzje, otwarte zadania, ryzyka. Przy każdym punkcie podaj źródło.

Zestawienie terminów

Wypisz z tych plików wszystkie terminy i deadline'y chronologicznie: data, czego dotyczy, kto odpowiada, źródło.

Wykrywanie sprzeczności

Wskaż miejsca, gdzie wskazane dokumenty podają różne wartości albo ustalenia dla tej samej sprawy. Przy każdej rozbieżności zacytuj oba źródła.

Zobowiązania wobec klienta

Zbierz z tych plików wszystkie zobowiązania wobec klienta: co, kiedy, na jakich warunkach. Zaznacz źródło i różnice między dokumentami.

Otwarte sprawy

Wypisz z tych dokumentów wszystkie pytania i wątpliwości, które pozostały bez odpowiedzi. Ułóż listę spraw do zamknięcia.

Aktualny stan uzgodnień

Na podstawie tych plików odpowiedz jednoznacznie: jaki jest aktualny zakres i cena? Jeśli wersje się różnią, wskaż najnowszy dokument i podaj wartość z niego.

Szkic maila z pliku

Na podstawie ustaleń z pliku [wskaż plik] napisz szkic krótkiego maila podsumowującego do klienta. Rzeczowo, w naszym tonie.

Weryfikacja źródła

Skąd wynika ta informacja? Podaj dokładny plik i fragment, na którym oparłeś odpowiedź.

Najczęstsze pułapki i jak ich unikać

Pięć najczęstszych pułapek pracy z plikami i szybka naprawa każdej z nich. Większość sprowadza się do dwóch rzeczy: włączone Work IQ i wskazanie pliku ukośnikiem (infografika poglądowa).

Najważniejsza zasada na koniec: zawsze klikaj cytowanie przy ważnej informacji. Grounding i odwołania do źródeł to nie ozdoba, tylko mechanizm, który odróżnia Copilot groundowany na wiedzy firmowej od zwykłego generatora tekstu. Copilot potrafi w sekundy przeczytać za Ciebie kilkanaście dokumentów i wyłuskać to, co istotne, ale przy umowie, ofercie czy decyzji zawsze otwierasz cytowany plik i sprawdzasz kontekst. Narzędzie przyspiesza pracę, ostateczną odpowiedzialność za wnioski bierzesz Ty.

Pracę z plikami warto łączyć z tym, co poznałeś wcześniej: streszczenia i porównania z tej lekcji świetnie zasilają maile w Copilocie w Outlooku oraz slajdy i dokumenty budowane w pozostałych aplikacjach Microsoft 365. W następnej lekcji pokażemy, jak z odpowiedzi Copilota zbudować gotowy dokument do współpracy.

Szkolenie Copilot w Office 365 to dwa dni praktycznych warsztatów z trenerem praktykiem. Uczysz się Microsoft 365 Copilota w każdej aplikacji, w Word, Excel, Outlook, Teams, PowerPoint i OneNote, na realnych przykładach z codziennej pracy: maile, dokumenty, arkusze, prezentacje i spotkania. Wychodzisz z gotową biblioteką promptów dla swojego zespołu. Szkolenie ma terminy gwarantowane, więc odbędzie się niezależnie od liczby zapisanych.

Szkolenie Copilot w Office 365 -->

To szkolenie może być dofinansowane dla Ciebie z KFS lub BUR.

★★★★★Średnia ocena naszych szkoleń w Google: 5/5

Newsletter bloga JSystems

Otrzymuj każdą nową lekcję prosto na swoją skrzynkę

Newsletter bloga JSystems wychodzi w środy. Zapisz się, a dostaniesz powiadomienie zaraz po publikacji każdej lekcji.

Zapisz się do newslettera

Poprzednia lekcja

<-- Lekcja 13: Copilot Pages

Następna lekcja

Lekcja 15: Agenci i Copilot Studio

Wszystkie dwadzieścia lekcji kursu Microsoft 365 Copilot

Powiązane artykuły

• Czy warto wdrażać Microsoft Copilot - najczęstsze wątpliwości managementu
• 24 gotowe prompty Copilot dla Microsoft 365 - kopiuj, wklej, używaj
• ChatGPT Business vs Microsoft Copilot: co wybrać do firmy w 2026

✕