Kurs Microsoft 365 Copilot: Copilot w Outlook - koniec z tonięciem w emailach

Ten artykul to czesc bezplatnego kursu Microsoft 365 Copilot na blogu JSystems. Oryginal: Kurs Microsoft 365 Copilot: Copilot w Outlook - koniec z tonięciem w emailach.

Kurs Microsoft 365 Copilot  ·  JSystems  ·  Lekcja 7 z 20

Tak wygląda Copilot w akcji: wątek o opóźnieniu dostawy zamieniony na pięć zdań konkretu. Potwierdzona data dostawy, termin instalacji z nazwiskiem inżyniera, ograniczenie urlopem administratora po stronie klienta, licencje poza ofertą i wyjaśniona sprawa kar umownych. Przy każdym zdaniu stoi numerowany odsyłacz do wiadomości, z której to pochodzi, a pod spodem masz cały wątek w oryginale.

W skrócieCopilot w Outlook to asystent wbudowany w skrzynkę pocztową, który streszcza długie wątki, pisze wersje robocze odpowiedzi i porządkuje nieprzeczytane wiadomości. Zasięg odpowiedzi zależy od plakietki z tematem nad polem polecenia: z nią panel pracuje na jednym wątku, bez niej przeszukuje całą skrzynkę. Wymaga licencji Microsoft 365 Copilot.

Ta lekcja jest częścią bezpłatnego kursu Microsoft 365 Copilot - dwudziestu lekcji od pierwszego uruchomienia do wdrożenia w całej firmie.

<-- Spis wszystkich lekcji

<-- Lekcja 6: Copilot w PowerPointLekcja 8: Copilot w Teams

Z tej lekcji dowiesz się:

• Gdzie dokładnie kliknąć, żeby uruchomić Copilot w Outlook Web, nowym Outlook i co zrobić, gdy masz klasycznego Outlooka
• Od czego zależy zasięg odpowiedzi: trzy tryby Copilota w poczcie
• Jak podsumowywać wątki emailowe, co konkretnie Copilot z nich wyciąga i jak narzucić mu własny format
• Jak szkicować mail z jednego zdania polecenia i sterować tonem oraz długością odpowiedzi
• Jak działa Coaching, czyli ocena Twojego maila przez Copilota, zanim go wyślesz
• Jak wyciągnąć z korespondencji listę zadań i decyzji oraz szybko odpowiedzieć jednym kliknięciem
• Jak priorytetyzować skrzynkę, gdy masz kilkadziesiąt nieprzeczytanych wiadomości po urlopie
• Gotowe prompty biznesowe: oferta, reklamacja, follow-up, eskalacja, raport zarządczy

Poczta elektroniczna to jedno z tych narzędzi, które miały ułatwiać pracę, a stały się głównym pochłaniaczem czasu. Godziny dziennie idą na trzy powtarzalne czynności: czytanie długich wątków, żeby w ogóle zrozumieć, o co chodzi, formułowanie odpowiedzi (zwłaszcza tych trudnych, gdzie trzeba odmówić albo zeskalować sprawę bez urażania kogokolwiek) oraz szukanie informacji w starszej korespondencji.

Copilot w Outlook skraca każdą z tych czynności. Wątek z kilkudziesięcioma wiadomościami, którego przeczytanie zajmuje kwadrans, dostajesz w formie streszczenia w kilka sekund. Email, na który nie wiesz, jak odpowiedzieć, dostaje wersję roboczą spójną z tonem i kontekstem rozmowy. Skrzynka po urlopie, w której tonie kilkadziesiąt nieprzeczytanych wiadomości, zostaje posortowana według pilności. Dla osoby, która intensywnie pracuje z pocztą, to realna oszczędność kilku godzin dziennie. W tej lekcji przejdziemy przez to wszystko krok po kroku, pokażemy realny panel Copilota, opiszemy co widać na ekranie i damy Ci gotowe prompty pod konkretne sytuacje biznesowe, od oferty handlowej po odpowiedź na reklamację.

Jedno słowo wyjaśnienia na start, żeby żargon nie przeszkadzał. Prompt to po prostu polecenie, które wpisujesz Copilotowi zwykłym językiem, na przykład "podsumuj ten wątek" albo "napisz uprzejmą odmowę". Panel to boczne okienko Copilota, które wysuwa się z prawej strony wiadomości. A grounding (osadzenie w danych) oznacza, że Copilot nie zmyśla ogólników, tylko opiera odpowiedź na realnej treści Twojego maila, wątku i, jeśli ma dostęp, kalendarza. To ostatnie jest kluczowe: dlatego Copilot w Outlook wie o Twojej korespondencji rzeczy, których nie wie zwykły chatbot z internetu.

Krok 1: uruchom Copilot w Outlook

Zaczynamy od outlook.office.com i logowania kontem firmowym, do którego przypisana jest licencja Copilot. To nie jest formalność: na koncie bez licencji ikona Copilota po prostu się nie pojawi i żaden z dalszych kroków tej lekcji nie zadziała.

Copilot w Outlook jest dostępny w trzech środowiskach i, co ważne, nie wszystkie mają identyczny zestaw funkcji. Pokażemy Ci, gdzie dokładnie kliknąć w każdym z nich, żebyś nie tracił czasu na szukanie ikony, której w Twojej wersji akurat nie ma.

Outlook Web (outlook.office.com), wersja zalecana

To najbardziej kompletna wersja Copilota dla poczty i to ją radzimy do codziennej pracy. Krok po kroku:

1. W przeglądarce wejdź na outlook.office.com i zaloguj się kontem firmowym M365 (tym, które ma przypisaną licencję Copilot). To ten sam ekran, który widzisz na zrzucie powyżej.
2. Otwórz dowolny email lub wątek. Wejścia do Copilota są dwa i żadne nie siedzi między przyciskami odpowiedzi. Pierwsze to przycisk Copilota na prawym końcu wstążki, osobny biały kafelek o kwadratowym obrysie z zaokrąglonymi narożnikami, z kolorowym logo Copilota w środku. Po najechaniu podpowiada gotowe polecenia w rodzaju „Podsumuj tę wiadomość e-mail”. Drugie, wygodniejsze przy wątkach, to pasek „Podsumowanie przez usługę Copilot” nad treścią wiadomości.

Cztery wejścia do Copilota w jednym kadrze. U góry pole „Wyszukaj lub zapytaj funkcję Copilot”, po lewej ikona Copilota na pasku aplikacji, na prawym końcu wstążki biały przycisk z kolorowym logo Copilota, który otwiera panel rozmowy, a nad samym wątkiem pasek „Podsumowanie przez usługę Copilot”, który po kliknięciu rozwija streszczenie. Każde z nich prowadzi do innego trybu pracy i o tym jest cała ta lekcja.

1. Kliknięcie przycisku wysuwa panel z prawej strony. Na dole jest pole na własne polecenie, a nad nim Copilot pokazuje, którą wiadomość wziął za kontekst. Pod polem masz dwa gotowe skróty: Podsumuj tę wiadomość e-mail oraz Podsumuj tę wiadomość e-mail i odpowiedz na nią.

Panel wysuwa się z prawej, a wątek zostaje widoczny obok. Nad polem polecenia widnieje plakietka z tematem wiadomości i to ona decyduje, czego dotyczy odpowiedź, a nie to, co akurat widzisz w czytniku. Copilot podsuwa od razu dwa gotowe polecenia: podsumowanie wiadomości oraz podsumowanie wraz z odpowiedzią.

Nowy Outlook dla Windows

Nowy Outlook (aplikacja dostarczana z Windows 11 lub ze sklepu Microsoft Store) korzysta z tego samego silnika co Outlook Web, więc funkcje Copilota są takie same, a miejsca kliknięć identyczne: ikona w otwartym emailu i przycisk Copilota w oknie tworzenia wiadomości. Jeśli pracujesz na desktopie, to najwygodniejsza opcja, bo masz pełnego Copilota bez otwierania przeglądarki. Przełącznik "Nowy Outlook" w prawym górnym rogu, o którym piszą starsze poradniki, zobaczysz tylko wtedy, gdy na tym samym komputerze siedzi jeszcze klasyczny Outlook, bo służy do przeskoczenia z powrotem do niego. Na maszynie, która ma wyłącznie nowego Outlooka, tego przełącznika nie ma i nie jest to usterka. Nowego Outlooka poznasz wtedy po uproszczonej wstążce z przyciskiem Copilot na jej prawym końcu.

Ta sama skrzynka w aplikacji Nowy Outlook dla Windows. Wejścia do Copilota są w tych samych miejscach co w przeglądarce: ikona Copilot w pasku aplikacji po lewej, pole „Wyszukaj lub zapytaj funkcję Copilot” u góry, biały przycisk Copilota na prawym końcu wstążki i pasek „Podsumowanie przez usługę Copilot” nad treścią wiadomości. Przełącznika „Nowy Outlook” w prawym górnym rogu nie ma, bo na tej maszynie nie siedzi klasyczny Outlook, do którego miałby wracać.

Klasyczny Outlook (2019, 2021, starszy 365)

Klasyczny Outlook desktop ma ograniczone wsparcie dla Copilota: brakuje w nim pełnego panelu bocznego znanego z wersji web. Część funkcji, jak podstawowe pisanie wersji roboczej, bywa dostępna, ale nie liczyłbyś na komplet, a wygląd i miejsca kliknięć różnią się między wersjami. Jeśli więc zdarza Ci się nie znaleźć jakiejś funkcji opisanej niżej, to zwykle nie błąd, tylko właśnie ograniczenie klasycznego klienta.

Uwaga: Jeśli Twoja firma nadal używa klasycznego Outlooka, nie czekaj na aktualizację klienta. Najszybszą ścieżką do pełnego Copilota jest po prostu Outlook Web w przeglądarce. Logujesz się tym samym kontem, masz kompletny panel i wszystkie funkcje opisane w tej lekcji, bez instalowania czegokolwiek. Cała reszta tego rozdziału zakłada właśnie Outlook Web (lub równoważny nowy Outlook), bo tam mechanika jest przewidywalna.

Pro-tip: Jeśli ikony Copilota nie ma nigdzie, sprawdź dwie rzeczy. Po pierwsze, czy jesteś zalogowany kontem firmowym, a nie prywatnym Outlook.com (na koncie prywatnym Copilota do poczty w tej formie nie ma). Po drugie, czy Twoje konto ma faktycznie przypisaną licencję Copilot, bo to osobna, płatna licencja, którą włącza administrator. Jeśli kolega z zespołu widzi ikonę, a Ty nie, to najczęściej właśnie kwestia licencji.

Trzy tryby Copilota w poczcie: od czego zależy zasięg odpowiedzi

To jest rzecz, którą warto zapamiętać przed całą resztą lekcji, bo od niej zależy, czy dostaniesz odpowiedź o jednej sprawie, o całej skrzynce, czy w ogóle nie tam, gdzie trzeba. Decyduje plakietka z tematem wiadomości nad polem polecenia - to ona, a nie to, co akurat widzisz w czytniku.

Tak wygląda plakietka, o której mowa: pigułka z ikoną koperty i tematem wątku, tuż nad polem wpisywania polecenia. Dopóki tam wisi, panel odpowiada wyłącznie na podstawie tego wątku. Żeby ją zdjąć, najedź na nią myszką - dopiero wtedy pojawia się krzyżyk widoczny na zrzucie. Bez najechania go tam nie ma, więc łatwo przeoczyć, że plakietkę w ogóle da się usunąć. Drugi sposób: odznacz wiadomość na liście.

Ta sama rozmowa po zdjęciu plakietki. W czytniku widnieje "Nie wybrano żadnego elementu", nad polem polecenia nie ma tematu żadnej wiadomości, a Copilot pisze wprost, że przejrzał siedemnaście wiadomości i wybrał z nich cztery sprawy. Każdy wiersz tabeli pochodzi od innego nadawcy i z innego wątku: pytanie o termin szkolenia od Renaty Bąk, aneks do umowy od Katarzyny Zaremby i decyzja o licencjach w wątku o opóźnionej dostawie.

Krok 2: podsumuj długi wątek jednym kliknięciem

Na zrzucie widać najczęściej używaną funkcję Copilota w poczcie: podsumowanie otwartego wątku, które dostajesz jednym kliknięciem skrótu, bez wpisywania czegokolwiek. Copilot wypisuje ustalenia z całej korespondencji i przy każdym punkcie zostawia odnośnik do wiadomości, z której je wziął. Warto od razu wiedzieć, gdzie przebiega granica: panel pracuje na wątku, który masz zaznaczony - jego temat widnieje na plakietce nad polem polecenia - i sięga do wszystkich wiadomości tej konwersacji, także tych sprzed Twojej ostatniej odpowiedzi. Dlatego ustalenia rozrzucone po całej wymianie zdań, jak data dostawy, nazwisko inżyniera czy powód nienaliczenia kary umownej, wyciąga bez problemu i przy każdym podaje źródłową wiadomość. Zasięg odpowiedzi zależy właśnie od tej plakietki - wyjaśniamy to w sekcji Trzy tryby Copilota w poczcie. Pokazujemy to w Kroku 6 i Kroku 8.

Jak to zrobić, krok po kroku:

1. Otwórz wątek, który chcesz streścić (klikasz na najnowszą wiadomość w konwersacji, Outlook pokaże cały łańcuch).
2. Kliknij przycisk Podsumuj na górze wątku (przy dłuższych konwersacjach pojawia się sam) albo ikonę Copilot w prawym górnym rogu.
3. Poczekaj chwilę. Copilot przetwarza cały wątek od pierwszej wiadomości, nie tylko ostatnie odpowiedzi, i wypisuje streszczenie w panelu.
4. Przy każdym punkcie zobaczysz małe odnośniki (numery wiadomości). To Twoja ścieżka weryfikacji: kliknięcie przenosi do fragmentu, z którego Copilot wyciągnął dany wniosek.

Gotowe, automatyczne podsumowanie jest przyzwoite, ale najwięcej zyskujesz, gdy narzucisz własny format. Zamiast klikać sam przycisk, wpisz polecenie w pole Copilota na dole panelu. Poniższy prompt zamienia streszczenie w konkretną listę działań, z której od razu wiesz, co masz zrobić:

Podsumuj ten wątek podając: (1) Kluczowe decyzje, które podjęto, (2) Zadania do wykonania z imionami osób odpowiedzialnych i terminami, jeśli są wymienione, (3) Otwarte pytania, które nie mają jeszcze odpowiedzi, (4) Aktualny status sprawy w jednym zdaniu.

Cztery części dokładnie w kolejności z polecenia. W decyzjach same konkrety: dostawa 28 września do godziny 14:00, instalacja 29 września od 9:00, kara umowna nieuruchomiona, bo nalicza się dopiero od 30. dnia zwłoki, wykonawca Tomasz Lis i licencje Windows Server po stronie klienta. Przy każdym punkcie siedzi odsyłacz do wiadomości, z której Copilot to wziął, a pod spodem zaczyna się tabela zadań.

Czego się spodziewać: Copilot zwróci cztery czytelne sekcje. W "Zadaniach" powinny pojawić się nazwiska (o ile w wątku ktoś jasno wziął coś na siebie) i daty (jeśli padły). Jeśli ktoś napisał "zajmę się tym w przyszłym tygodniu", Copilot zwykle to złapie. Jeśli nic konkretnego nie ustalono, sekcja "Otwarte pytania" będzie dłuższa, co samo w sobie jest sygnałem, że wątek utknął.

Ten format sprawdza się w dwóch typowych sytuacjach: gdy dołączasz do trwającej konwersacji i chcesz się szybko zorientować, oraz gdy wracasz po urlopie do przeładowanej skrzynki. W tym drugim przypadku pomaga wariant nastawiony na jedną decyzję: czy w ogóle musisz się w coś włączać.

Wróciłem z dwutygodniowego urlopu. Przejrzyj ten wątek i odpowiedz: Czy moja interwencja jest w ogóle potrzebna? Co wydarzyło się pod moją nieobecność? Czy są decyzje, które wymagają mojej akceptacji, zanim sprawa ruszy dalej?

Odpowiedź zaczyna się od wniosku, nie od streszczenia: nie wygląda na to, żeby sprawa utknęła lub wymagała pilnej eskalacji z Twojej strony. Dopiero pod spodem Copilot rozpisuje, co wydarzyło się pod Twoją nieobecność: potwierdzona dostawa, uzgodniony termin instalacji, wskazana osoba odpowiedzialna za wdrożenie i wyjaśniona sprawa kar umownych. Po dwóch tygodniach urlopu to jest właściwa kolejność, bo najpierw chcesz wiedzieć, czy masz się czym martwić.

Pułapka: Copilot streszcza to, co jest w wątku, ale przy skracaniu potrafi przeoczyć niuans, źle przypisać termin albo ująć zbyt pewnie coś, co w mailu było tylko luźną propozycją. Zanim zadziałasz na podstawie samego podsumowania, zweryfikuj w oryginale kluczowe fakty, zwłaszcza kwoty, daty i zobowiązania. Od tego są właśnie te odnośniki do wiadomości: klikasz i sprawdzasz źródło. Podsumowanie ma Cię naprowadzić, a nie zastąpić Twojej odpowiedzialności za treść.

Krok 3: wyciągnij z wątku zadania i decyzje

Podsumowanie ogólne to jedno, ale w praktyce najczęściej chcesz wiedzieć jedno: co ja mam z tym zrobić. Copilot potrafi przejść przez wątek i wyłuskać same akcje, oddzielając to, co jest ustaleniem, od tego, co jest tylko dyskusją. Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy w jednej konwersacji przewijają się cztery osoby, każda coś proponuje, a na końcu nie wiadomo, kto się do czego zobowiązał.

Wyciągnij z tego wątku wyłącznie listę zadań do wykonania. Przy każdym zadaniu podaj: kto jest odpowiedzialny, termin (jeśli był wymieniony) i czego dotyczy. Osobno wypisz to, co dotyczy mnie. Pomiń zwykłą dyskusję, chcę tylko konkretne działania.

Bez dyskusji i uprzejmości, sama tabela zadań: co jest do zrobienia, kto odpowiada i do kiedy. Część pozycji Copilot przypisuje klientowi, a nie komuś od nas, i mówi to wprost. Tabela jest szersza niż panel, więc kolumna z terminem urywa się na jego krawędzi i trzeba ją przewinąć w bok.

Drugi wariant przydaje się, gdy prowadzisz projekt i musisz odtworzyć historię decyzji, na przykład, żeby uzasadnić przed klientem, dlaczego robimy coś tak, a nie inaczej:

Zbuduj chronologiczną listę decyzji podjętych w tym wątku. Przy każdej decyzji zaznacz, kto ją zaproponował, kto ją zaakceptował i z jakiego powodu ją podjęto. Jeśli jakaś decyzja została później zmieniona, pokaż obie wersje.

Decyzje ułożone w tabeli według dat, od 8 września. Każdy wiersz ma datę, treść decyzji i osobę, która ją zaproponowała. Kolumna z akceptującym nie mieści się w kadrze i trzeba ją przewinąć w bok: panel Copilota w Outlooku ma stałą szerokość, więc szersze tabele zawsze będą wystawać poza widok.

Pro-tip: Wyciągniętą listę zadań możesz od razu przekleić do wiadomości follow-up albo do notatki. Jeszcze szybciej: poproś Copilota, żeby z tej listy zrobił krótki mail podsumowujący do zespołu ("na podstawie powyższej listy napisz mail do zespołu, kto co robi do końca tygodnia"). Dwa kroki, jeden panel, i masz rozdzielone zadania oraz gotowe pismo, które to potwierdza.

Krok 4: napisz mail z promptu, steruj tonem i długością

Pisanie odpowiedzi to miejsce, w którym ucieka najwięcej czasu. Nie dlatego, że samo pisanie jest trudne, ale dlatego, że trzeba się zastanowić: jak sformułować odmowę, żeby nikogo nie urazić, jak zeskalować sprawę bez brzmienia agresywnego, jak potwierdzić termin formalnie, ale nie zimno. Copilot rozumie kontekst całego wątku i generuje odpowiedź spójną z wcześniejszą korespondencją. Nie musisz mu tłumaczyć tła, wystarczy, że powiesz, co chcesz osiągnąć i jakim tonem.

Jak wygenerować odpowiedź, krok po kroku:

1. Otwórz email, na który chcesz odpowiedzieć.
2. Kliknij Odpowiedz, a w oknie pisania kliknij Copilot na wstążce okna wiadomości albo skorzystaj ze skrótu Pomóż mi odpowiedzieć (Alt+i), który Outlook pokazuje wprost w treści maila. Panel podpisany Piszmy razem wysunie się z prawej strony.

Okno odpowiedzi zaraz po kliknięciu Odpowiedz. W pustej treści Outlook podaje dwie drogi: zacznij pisać sam albo oddaj to Copilotowi przez Pomóż mi odpowiedzieć. Skrót Alt+i robi to samo z klawiatury. Nad wątkiem stoi pasek z podsumowaniem, a nad polem adresata podpowiedź, żeby wysłać wiadomość w godzinach pracy odbiorcy.

1. Opisz cel odpowiedzi i ton. Im konkretniej (kto jest odbiorcą, co ma się wydarzyć, jak długo), tym mniej poprawek później.
2. Copilot pokazuje wersję roboczą. Klikasz Zachowaj (wstaw do wiadomości) albo Odrzuć, albo prosisz o poprawkę w tym samym oknie. Nic nie wychodzi ze skrzynki, dopóki sam nie klikniesz Wyślij.

Poniżej cztery gotowe prompty na najtrudniejsze typy maili. Wklejasz w pole Copilota, dopasowujesz szczegóły i masz wersję roboczą do dopracowania.

Potwierdzenie z prośbą o materiały

Napisz follow-up do klienta po spotkaniu sprzedażowym. Klient chce przeszkolić 12 osób z zespołu analitycznego, priorytetem jest Power BI i automatyzacja raportów. Uzgodniony następny krok: demo platformy szkoleniowej za dwa tygodnie. Ton serdeczny, ale profesjonalny, do 120 słów, bez zwrotu miło było rozmawiać.

Gotowy follow-up z tematem, powitaniem i podpisem. Copilot zaczyna od zdania, skąd wziął treść: z wątku o szkoleniu, w którym zespół liczy dwanaście osób, a priorytetem jest modelowanie danych i automatyzacja raportów. Zakazanego w poleceniu zwrotu o miłej rozmowie w tekście nie ma.

Uprzejma odmowa, która nie zamyka drzwi

Napisz uprzejmą odmowę tej prośby. Wyjaśnij, że nie możemy jej zrealizować w obecnym terminie ze względu na inne zobowiązania. Zaproponuj dwie alternatywy: realizację w kolejnym kwartale albo zmniejszony zakres do zrobienia teraz. Nie powinno brzmieć jak ostateczne nie.

Odmowa, która nie zamyka rozmowy. Copilot najpierw streszcza, o co pytała klientka, potem tłumaczy, dlaczego nie weźmiemy tego terminu, i daje dwa wyjścia: pełne szkolenie w kolejnym kwartale albo węższy warsztat już w październiku. Na końcu zostaje zaproszenie do rozmowy o szczegółach, a nie zdanie zamykające temat.

Eskalacja bez agresji

Napisz email eskalujący brak odpowiedzi drugiej strony przez ostatnie dwa tygodnie, z kopią do przełożonego. Ton: stanowczy, profesjonalny, bez oskarżeń. Oprzyj się na faktach z wątku: kiedy nawiązaliśmy kontakt, co zostało uzgodnione i co teraz blokuje projekt.

Eskalacja zbudowana wyłącznie z tego, co jest w wątku: kontakt od 8 września, potwierdzenie dostawy na 28 września, instalacja 29 września, kary umowne nieuruchomione zgodnie z paragrafem 7. Copilot zaczyna od zdania, że opiera się na faktach z wątku, a w polach adresata i kopii zostawia nawiasy do uzupełnienia, bo nazwisk spoza korespondencji po prostu nie zna.

Sterowanie tonem i długością gotowej wersji

Copilot wygenerował tekst, ale brzmi zbyt formalnie, za swobodnie albo za długo na konkretnego odbiorcę? Nie zaczynaj od zera, popraw jedną iteracją. Wpisujesz w polu Copilota, co ma zmienić, a on przepisuje. Trzy najczęstsze poprawki:

Przepisz tę wersję roboczą bardziej formalnie, odbiorcą jest prezes firmy, z którą dopiero zaczynamy współpracę. Zachowaj całą treść merytoryczną, zmień tylko styl i uprzejmości.

To jest druga iteracja tej samej rozmowy: Copilot bierze wersję roboczą, którą napisał krok wcześniej, i przepisuje ją w rejestrze do prezesa. Powitanie zmienia się na „Panie Prezesie”, temat na bardziej oficjalny, a merytoryka zostaje bez zmian. Odsyłacze do wiadomości źródłowych zostają, więc nadal widać, skąd pochodzi każdy fakt.

Skróć tę odpowiedź o połowę. Zostaw najważniejszy komunikat i konkretne kroki, wytnij wszystkie ozdobniki i powtórzenia. Chcę, żeby dało się to przeczytać w dziesięć sekund.

Trzecia iteracja: ta sama sprawa skrócona do jednego akapitu wprowadzenia i trzech punktów z tym, co blokuje projekt. Zniknęły powtórzenia i ozdobniki, został komunikat i prośba o działanie. Tak wygląda prowadzenie jednej wiadomości przez kolejne poprawki, zamiast pisania jej od nowa.

Napisz odpowiedź na ostatniego maila w tym wątku. Ton: profesjonalny, bezpośredni, bez nadmiernej uprzejmości. Treść: potwierdzam rezerwację wstępną na 20-21 października, dodajemy moduł automatyzacji raportów 22 października, dane do umowy prześlę do piątku. Maksymalnie 80 słów. Zacznij od imienia odbiorcy, nie używaj "Szanowny Panie/Pani".

Trzy warunki z polecenia widać od razu: odpowiedź zaczyna się od imienia, nie ma w niej zwrotu grzecznościowego i mieści się w trzech zdaniach. Pod spodem Copilot proponuje dalsze ruchy: skrócenie do pięćdziesięciu słów, bardziej stanowczy ton albo usunięcie wzmianki o programie i wycenie.

Krok 5: Coaching, czyli ocena Twojego maila przed wysłaniem

To funkcja odwrotna do generowania. Zamiast pisać tekst za Ciebie, Copilot bierze wersję roboczą, którą Ty już napisałeś, i przed wysłaniem ocenia ją pod kątem tonu, jasności przekazu i tego, jak odbierze ją adresat. W anglojęzycznym interfejsie nazywa się to Coaching by Copilot, a w polskim Outlooku znajdziesz tę opcję pod nazwą Uzyskaj szkolenie. Przydaje się przy mailach, w których łatwo zabrzmieć ostrzej, niż zamierzasz: odmowa, reklamacja, upomnienie o zaległą płatność. Copilot wskazuje wtedy konkretne zdania, pokazuje, jak mogą zostać odebrane, i proponuje zamiennik do każdego z nich.

Jak z tego skorzystać, krok po kroku:

1. Napisz wersję roboczą maila normalnie, w oknie tworzenia wiadomości (własnymi słowami, tak jak zwykle).
2. Zanim klikniesz Wyślij, zaznacz napisany przez siebie tekst - przy zaznaczeniu pojawi się ikona Copilota. Kliknij ją, a rozwinie się menu Wypróbuj poniższą opcję - wybierz w nim Uzyskaj szkolenie. W tym samym menu są opcje Automatyczna modyfikacja, Skróć, Wydłuż i Zmień ton.

Tędy dojdziesz do coachingu. Napisz swój tekst, zaznacz go i kliknij ikonę Copilota przy lewej krawędzi pola treści. W menu „Wypróbuj poniższą opcję” pozycja Uzyskaj szkolenie stoi druga od góry, między Automatyczną modyfikacją a Skróć.

1. Copilot ocenia trzy wymiary: ton (czy nie jest zbyt ostry lub zbyt uległy), klarowność (czy odbiorca zrozumie, o co chodzi i co ma zrobić) oraz nastawienie odbiorcy (jak najpewniej to odbierze).
2. Dostajesz konkretne sugestie poprawek, często wskazane przy konkretnych zdaniach. Stosujesz je albo ignorujesz, decyzja należy do Ciebie.

Coaching na żywo. Po lewej leży nasza wersja robocza o instalacji i licencjach, po prawej ocena Copilota w kategoriach Ton oraz Opinia czytelników. Copilot cytuje wprost dwa zdania, które brzmią kategorycznie, i podaje zamiennik: zamiast „inaczej nie zdążymy przed instalacją” proponuje zdanie o tym, że decyzja do 26 września pozwoli zapewnić licencje przed planowaną instalacją. Co z tym zrobisz, zostaje po Twojej stronie.

Coaching działa odwrotnie do generowania: to Ty piszesz szkic, a Copilot ocenia go w trzech wymiarach (ton, klarowność, nastawienie odbiorcy) przed wysłaniem. Decyzję o poprawkach zawsze podejmujesz sam (infografika poglądowa).

Jeśli chcesz ukierunkować ocenę na konkretny cel, podpowiedz Copilotowi, o co Ci chodzi. To działa lepiej niż domyślna, ogólna ocena, bo Copilot wie, na co ma patrzeć:

Oceń tę wersję roboczą, zanim ją wyślę. Odbiorcą jest ważny klient, z którym mieliśmy niedawno napięcie. Chcę zabrzmieć rzeczowo i pojednawczo, ale bez nadmiernego przepraszania. Wskaż zdania, które mogą zostać źle odebrane, i zaproponuj lepsze sformułowania.

Ocena ukierunkowana poleceniem, a nie domyślna. Copilot zaczyna od wniosku: treść jest poprawna merytorycznie, ale przy kliencie po niedawnym napięciu może zabrzmieć zbyt transakcyjnie. Potem cytuje dwa konkretne zdania, tłumaczy, co w nich zgrzyta, i pod każdym podaje przepisaną wersję. Wersję roboczą Copilot napisał krok wcześniej w tej samej rozmowie, więc ma ją przed sobą w całości.

Wskazówka: Coaching to dobry nawyk przy mailach, które piszesz w emocjach, na przykład po nieudanej rozmowie albo w odpowiedzi na roszczeniowego klienta. Zanim wyślesz coś, czego możesz żałować, jedno kliknięcie pokazuje, jak Twój ton wygląda z boku. To moment, w którym Copilot pełni rolę spokojnego kolegi zaglądającego Ci przez ramię i mówiącego "to zdanie brzmi ostrzej, niż myślisz".

Krok 6: scenariusze obsługi klienta, gotowe prompty

Do tej pory pokazaliśmy mechanikę. Teraz konkretne sytuacje, w których Copilot w poczcie realnie skraca pracę zespołu obsługi klienta i handlu. Prompty poniżej są gotowe do użycia: wklej je w pole Copilota przy otwartym wątku i dopasuj szczegóły w nawiasach kwadratowych. Każdy scenariusz opisujemy tak, żebyś od razu wiedział, kiedy go użyć.

Oferta handlowa w odpowiedzi na zapytanie

Klient przysłał zapytanie, a Ty chcesz odpowiedzieć profesjonalną ofertą, spójną z tym, o co pytał. Copilot wyciągnie potrzeby z wątku i zbuduje szkielet oferty, a Ty tylko wstawiasz ceny:

Na podstawie zapytania w tym wątku napisz wersję roboczą oferty handlowej. Struktura: krótkie podziękowanie za zapytanie, zrozumienie potrzeby klienta w jednym akapicie, proponowane rozwiązanie w punktach, orientacyjny zakres i kolejne kroki. Zostaw miejsca w nawiasach na cenę i termin, które uzupełnię ręcznie. Ton: rzeczowy, partnerski, bez nachalnej sprzedaży.

Oferta ułożona w sekcje dokładnie według struktury z polecenia: podziękowanie za zapytanie, zrozumienie potrzeby, proponowane rozwiązanie. Treść pochodzi z samego zapytania, czyli sześć osób z działu controllingu, drugi tydzień października i realizacja zdalna. Copilot zaczyna od zdania, że oparł się wyłącznie na tej wiadomości.

Odpowiedź na reklamację

Reklamacja wymaga wyczucia: trzeba uznać problem, ale nie obiecać więcej, niż firma może dowieźć, i nie przyznać się do winy, której nie potwierdzono. Copilot pomaga trzymać ten balans:

Odpowiedz na reklamację klienta z tego wątku. Uznaj problem i przeproś za niedogodność, ale nie przyznawaj się do winy, której nie potwierdziliśmy. Wyjaśnij, jaki jest nasz następny krok i do kiedy się odezwiemy z rozwiązaniem. Zaproponuj gest dobrej woli. Ton: empatyczny, konkretny, bez korporacyjnego żargonu.

Przeprosiny za niedogodność są, przyznania się do winy nie ma. Copilot pisze wprost, że nie chce składać deklaracji, których jeszcze nie potwierdzono, podaje następny krok wraz z terminem i proponuje konkretny gest dobrej woli: pokrycie kosztów transportu priorytetowego. To jest dokładnie ta granica, której trzyma się dział obsługi klienta.

Kiedy nie ufać maszynie: Przy reklamacji, ofercie i wszystkim, co niesie zobowiązanie prawne lub finansowe, wersja robocza Copilota to punkt startowy, a nie gotowiec do wysłania. Zawsze przeczytaj ją krytycznie: czy nie obiecuje terminu, którego nie dotrzymamy, czy nie przyznaje winy, czy nie podaje kwoty, której nie zatwierdziłeś. Copilot świetnie dobiera ton, ale to Ty odpowiadasz za to, co firma napisała klientowi.

Follow-up do klienta po spotkaniu

Po rozmowie warto od razu wysłać follow-up (mail domykający), który utrwala ustalenia i porządkuje kolejne kroki. Jeśli masz notatki lub transkrypcję w wątku, Copilot złoży z nich mail:

Napisz follow-up do klienta po dzisiejszym spotkaniu. Podziękuj za rozmowę, podsumuj trzy kluczowe ustalenia, wypunktuj kto co robi do następnego kontaktu i zaproponuj termin kolejnego spotkania. Ton: ciepły, profesjonalny, zwięzły.

Trzy najważniejsze ustalenia, a pod nimi rzecz cenniejsza od samej treści maila: rozdzielenie działań na to, co robimy my, i to, co robi klient. Po takim podsumowaniu od razu widać, na kogo czekamy.

Szybka odpowiedź, gdy wystarczy potwierdzić

Nie każdy mail wymaga eseju. Czasem chodzi tylko o krótkie, uprzejme potwierdzenie. Copilot proponuje gotowe szybkie odpowiedzi (przyciski pod wiadomością), a jeśli chcesz je dopieścić, wystarczy jedno polecenie:

Napisz krótką, uprzejmą odpowiedź potwierdzającą, że otrzymałem tę wiadomość i zajmę się sprawą do końca dnia jutro. Dwa, trzy zdania, ciepły ton, bez zbędnych formułek.

Trzy zdania, zwrot po imieniu, żadnych formułek. Odpowiedź na aneks od działu prawnego, którą wysyła się w kilkanaście sekund. Pod spodem gotowe warianty: skrócenie do dwóch zdań, cieplejszy ton albo wersja bez podpisu.

Pięć trudnych typów maili obsługi klienta i handlu, w których Copilot trzyma balans za Ciebie: od oferty i reklamacji po szybkie potwierdzenie i raport zarządczy. Przy zobowiązaniach prawnych i finansowych wersja robocza to punkt startowy, nie gotowiec (infografika poglądowa).

Raport zarządczy z tygodnia

Tu potrzebujesz treści z wielu maili naraz, więc odepnij plakietkę - panel bez podpiętej wiadomości sięgnie do całej skrzynki i złoży z niej zwięzły raport dla przełożonego, bez ręcznego przeklejania. To ten sam mechanizm, co w sekcji o trzech trybach, i wracamy do niego w Kroku 8:

Na podstawie moich emaili z tego tygodnia przygotuj krótki raport zarządczy. Trzy sekcje: co zostało ukończone, co jest w toku, jakie są blokady i czego potrzebuję od przełożonego. Maksymalnie pół strony, w punktach, bez lania wody.

Nad polem promptu nie ma tym razem żadnej podpiętej wiadomości i to jest sedno tego zrzutu: Copilot przeszedł całą skrzynkę, a nie jeden wątek. W sekcji ukończonych widać harmonogram dostawy i instalacji oraz potwierdzenie osoby odpowiedzialnej, w toku zostaje decyzja o licencjach i aneks do umowy ramowej. Każda pozycja ma odsyłacz do innego wątku.

Krok 7: zarządzaj kalendarzem i spotkaniami

Copilot w Outlook ma wgląd w Twój kalendarz oraz kalendarze zaproszonych osób z organizacji (jeśli udostępniają dostępność w M365). Dzięki temu wykonuje polecenia niemożliwe dla zwykłego chatbota, który nie zna Twojego grafiku. Zamiast żonglować widokiem kalendarza i szukać wolnego okienka na oko, pytasz wprost:

Znajdź w tym tygodniu wolny slot 60-minutowy, w którym [imię i nazwisko], [imię i nazwisko] oraz ja jesteśmy dostępni. Wyklucz poniedziałek przed 10:00 i piątek po 15:00. Podaj dwie propozycje do wyboru.

Odpowiedź na polecenie z ramki wyżej, z dwoma nazwiskami wstawionymi w miejsce nawiasów. Copilot zestawił kalendarz organizatora z dostępnością Marty Wiśniewskiej i Pawła Adamskiego, podał dwa wolne okna, wtorek 14:00-15:00 i czwartek 11:00-12:00, i dopisał, że w kalendarzu organizatora nie ma wtedy blokujących spotkań. Reszta tygodnia była zajęta, więc to jedyne dwa terminy, jakie mógł wskazać.

Drugie zastosowanie to przygotowanie spotkania od strony merytorycznej. Jeśli w wątku uzgodniono, czego dotyczy spotkanie, Copilot zbuduje na tej podstawie agendę i zaproszenie:

Na podstawie wymagań opisanych w tym wątku przygotuj zaproszenie na spotkanie kickoff projektu. Utwórz agendę 90-minutową z punktami, orientacyjnym czasem na każdy punkt i sugerowanym prowadzącym. Dodaj krótki wstęp z celem spotkania.

Zaproszenie z celem spotkania wyprowadzonym z wymagań w wątku i agendą rozpisaną w tabeli na dziewięćdziesiąt minut, z czasem na każdy punkt. Kolumna z prowadzącym jest przy prawej krawędzi panelu i częściowo poza kadrem.

Copilot czyta Twój kalendarz i dostępność osób z organizacji, proponuje na tej podstawie wspólny termin i buduje agendę z ustaleń zapisanych w wątku. Uczestnicy zewnętrzni pozostają dla niego niewidoczni, ich termin i tak dopinasz mailowo (infografika poglądowa).

Granica funkcji: Copilot widzi dostępność wyłącznie osób z Twojej organizacji, które mają kalendarz w M365. Uczestnicy zewnętrzni (klienci, partnerzy z innych firm) są dla niego niewidoczni. W takim przypadku zaproponuje slot na podstawie Twojego kalendarza i wewnętrznych uczestników, a dopięcie terminu z zewnętrzną stroną i tak zrobisz mailowo. Nie zakładaj, że "wolny termin" oznacza, że pasuje też klientowi, tego Copilot po prostu nie wie. Zanim wyślesz zaproszenie, rzuć okiem na proponowane godziny w widoku kalendarza: propozycja jest podpowiedzią, rozstrzyga Twój kalendarz. Dotyczy to zwłaszcza poleceń z wykluczeniami w rodzaju "nie w piątek po 15:00" - warunek bywa potraktowany luźniej, niż go zapisałeś.

Krok 8: priorytetyzuj przeładowaną skrzynkę

Wracasz z urlopu do przeładowanej skrzynki albo w piątek masz kilkadziesiąt nieprzeczytanych wiadomości. Zamiast czytać liniowo od najnowszego, poproś Copilota o uporządkowanie. Tu ważne rozróżnienie, bez którego łatwo się pogubić: decyduje plakietka nad polem polecenia. Gdy wisi na niej temat wiadomości, panel pracuje na tym jednym wątku. Gdy ją odepniesz, ten sam panel przeszukuje całą skrzynkę - i to właśnie robimy w tym kroku. Do Copilot Chat (BizChat, czyli wersji czatu mającej dostęp do Twoich danych M365) idziesz dopiero wtedy, gdy pytanie wychodzi poza pocztę i ma objąć także pliki, spotkania czy czaty.

Przejrzyj moje nieprzeczytane wiadomości z ostatnich dwóch tygodni i pogrupuj je w cztery kategorie: wymaga odpowiedzi dziś, wymaga odpowiedzi w tym tygodniu, tylko do przeczytania, można zarchiwizować.

Copilot przeszedł nieprzeczytane wiadomości z ostatnich dwóch tygodni i rozłożył je na cztery kategorie. Przy każdej pozycji podaje nadawcę i powód takiej kwalifikacji: przy zapytaniu o termin szkolenia zaznacza, że decyzja zarządu zapada 22 września, przy fakturze, że termin płatności mija 2 października. To nie jest sama lista, tylko uzasadnienie kolejności.

Zgrupuj moje nieprzeczytane maile według nadawcy lub projektu i podsumuj każdą grupę w jednym, dwóch zdaniach. Chcę wiedzieć, co się wydarzyło, bez otwierania każdej wiadomości osobno.

Grupowanie po projekcie, nie po nadawcy. Copilot znalazł osiem nieprzeczytanych wiadomości i ułożył je w sprawy: zamówienie 4521, wdrożenie systemu zgłoszeń i kolejne. Przy każdej grupie stoi akapit „Co się wydarzyło” i lista wiadomości, z których to wynika, więc widzisz stan sprawy, a nie stos maili.

Wskazówka: Przycisk Podsumuj pojawiający się automatycznie na dłuższych wątkach to najprostszy sposób, żeby Copilot wszedł Ci w krew. Nie musisz nic pisać, jedno kliknięcie i masz streszczenie. Po tygodniu sięgasz po niego odruchowo przy każdym wątku dłuższym niż kilka wiadomości, a priorytetyzację całej skrzynki, z odpiętą plakietką, robisz raz dziennie rano.

Panel w emailu a Copilot Chat: która funkcja gdzie

Wracamy do trzech trybów z początku lekcji, tym razem od strony zadań. Panel i Copilot Chat łatwo pomylić. Poniższa tabela pokazuje, do czego służy każde z nich, żebyś nie szukał funkcji w niewłaściwym miejscu i nie zniechęcił się, gdy "Copilot czegoś nie potrafi", podczas gdy po prostu pytasz go w złym oknie:

Pytanie o konkretną sprawę, zadane bez podpiętej wiadomości. Nad polem polecenia nie ma plakietki - porównaj ze zbliżeniem w sekcji Trzy tryby Copilota w poczcie - a mimo to Copilot sam odnajduje właściwy wątek i podaje do niego odnośnik w pierwszym zdaniu. Dalej rozbija odpowiedź dokładnie na cztery pytania z polecenia: potwierdzona data dostawy, termin instalacji, osoba prowadząca wdrożenie i to, co zostało do decyzji.

W skrócie: panel w emailu obsługuje oba zakresy w poczcie - z plakietką pracuje nad jednym wątkiem (streść, odpowiedz, oceń ton, wyciągnij zadania), bez niej przegląda całą skrzynkę. Copilot Chat wchodzi wtedy, gdy pytanie wychodzi poza pocztę: łączy maile z dokumentami, spotkaniami albo czatami. Gdy Copilot "nie umie" czegoś w panelu, najpierw sprawdź, czy przypadkiem nie jest to zadanie dla Chatu.

Dziesięć gotowych promptów do trzymania pod ręką

Dziesięć gotowych promptów do trzymania pod ręką w skrócie.

Na koniec zestaw promptów do trzymania pod ręką. Dziewięć z nich wklejasz w pole Copilota przy otwartym wątku, dopasowujesz szczegóły w nawiasach i masz gotową wersję roboczą. Jeden, numer siedem, obejmuje całą skrzynkę i wymaga odpiętej plakietki. Potraktuj to jak pierwszą wersję Twojej firmowej biblioteki poleceń:

1. Podziękowanie po spotkaniu

Napisz email z podziękowaniem za spotkanie, podsumuj trzy kluczowe ustalenia z tego wątku i potwierdź następne kroki. Ton: ciepły, profesjonalny.

1. Zapytanie o status

Napisz uprzejme zapytanie o status zadania do [imię i nazwisko]. Kontekst: zadanie było umówione dwa tygodnie temu, termin mija za kilka dni. Nie powinno brzmieć jak pretensja.

1. Powitanie nowego klienta

Napisz email powitalny do nowego klienta, który właśnie podpisał umowę. Przedstaw się, wyjaśnij kolejne kroki wdrożenia i zaproponuj rozmowę kickoff w tym tygodniu.

1. Przekazanie zadania

Napisz email do [imię i nazwisko] przekazujący jej prowadzenie projektu pod moją nieobecność. Wyjaśnij kontekst, kluczowe kontakty i to, co wymaga działania w najbliższych dwóch tygodniach.

1. Prośba o feedback

Napisz email do uczestników szkolenia z prośbą o opinię. Krótki, maksymalnie trzy pytania, link do formularza dodam ręcznie. Ton: otwarty, bez nachalności.

1. Odpowiedź na reklamację

Odpowiedz na tę reklamację klienta. Uznaj problem, przeproś za niedogodność, wyjaśnij, co zrobimy, żeby to naprawić, i do kiedy. Zaproponuj gest dobrej woli. Nie przyznawaj winy, której nie potwierdziliśmy.

1. Podsumowanie tygodniowe

Na podstawie emaili z tego tygodnia przygotuj tygodniowe podsumowanie dla przełożonego. Co zostało ukończone, co jest w toku, jakie są blokady.

Tego jednego nie wklejaj przy otwartym wątku: najpierw odepnij plakietkę, żeby Copilot objął całą skrzynkę zamiast jednej rozmowy. Różnice zasięgu opisujemy w sekcji Trzy tryby Copilota w poczcie.

1. Zaproszenie do projektu

Napisz email do trzech specjalistów, zapraszając ich do udziału w projekcie. Wyjaśnij cel, oczekiwany nakład czasu i korzyści dla nich. Ton: konkretny, zachęcający.

1. Przypomnienie o terminie

Napisz delikatne przypomnienie do zespołu, że jutro do końca dnia mija termin oddania raportów miesięcznych. Wspomnij, gdzie je wysyłać.

1. Propozycja zmiany zakresu

Napisz email do klienta proponujący zmianę zakresu projektu. Powód: część wymagań okazała się technicznie niemożliwa w obecnym budżecie. Zaproponuj dwie alternatywy. Ton: partnerski, nie defensywny.

Podsumowanie i co dalej

Copilot w Outlook nie zastąpi Twojego osądu, ale zabiera z poczty to, co najbardziej męczące: mozolne czytanie długich wątków, wpatrywanie się w puste okno przy trudnej odpowiedzi i porządkowanie skrzynki po urlopie. Zapamiętaj trzy nawyki, które dają najwięcej: klikaj Podsumuj przy każdym dłuższym wątku, używaj Coachingu przed wysłaniem trudnego maila oraz odpinaj plakietkę, gdy pytanie dotyczy wielu wątków naraz. I trzymaj jedną żelazną zasadę: przy kwotach, terminach i zobowiązaniach zawsze zweryfikuj wynik w oryginale, bo za treść, która wychodzi do klienta, odpowiadasz Ty, nie Copilot.

W kolejnych lekcjach kursu pokażemy Copilota w innych aplikacjach Microsoft 365, gdzie łączy się z pocztą w jeszcze potężniejsze scenariusze: podsumowanie spotkania w Teams zamienione na follow-up w Outlook, dane z Excela wklejone do maila zarządczego, prezentacja w PowerPoint zbudowana z ustaleń z korespondencji.

Szkolenie Copilot w Office 365 to dwa dni praktycznych warsztatów z trenerem praktykiem. Uczysz się Microsoft 365 Copilota w każdej aplikacji, w Word, Excel, Outlook, Teams, PowerPoint i OneNote, na realnych przykładach z codziennej pracy: maile, dokumenty, arkusze, prezentacje i spotkania. Wychodzisz z gotową biblioteką promptów dla swojego zespołu. Szkolenie ma terminy gwarantowane, więc odbędzie się niezależnie od liczby zapisanych.

Szkolenie Copilot w Office 365 -->

To szkolenie może być dofinansowane dla Ciebie z KFS lub BUR.

★★★★★Średnia ocena naszych szkoleń w Google: 5/5

Newsletter bloga JSystems

Otrzymuj każdą nową lekcję prosto na swoją skrzynkę

Newsletter bloga JSystems wychodzi w środy. Zapisz się, a dostaniesz powiadomienie zaraz po publikacji każdej lekcji.

Zapisz się do newslettera

Poprzednia lekcja

<-- Lekcja 6: Copilot w PowerPoint

Następna lekcja

Lekcja 8: Copilot w Teams

Wszystkie dwadzieścia lekcji kursu Microsoft 365 Copilot

Powiązane artykuły

• Czy warto wdrażać Microsoft Copilot - najczęstsze wątpliwości managementu
• 24 gotowe prompty Copilot dla Microsoft 365 - kopiuj, wklej, używaj
• ChatGPT Business vs Microsoft Copilot: co wybrać do firmy w 2026

✕