Vrijdagavond, kwart over zeven, een schoonmaakbedrijf in de buurt van Utrecht. De eigenaar sluit de laatste werkbon van de week af. Vroeger betekende dat: boekhoudpakket openen, uren regel voor regel overtypen, klantgegevens voor de duizendste keer intikken, een bedrag verkeerd invoeren, terug scrollen, corrigeren. Niet die avond. Het factuurconcept voor de week staat al in een tweede tab klaar, klantkop correct, regels per interventie, bedragen berekend. Versturen, afsluiten, naar huis.
Dat parallelle concept was geen magie, het was het ontbrekende stuk. GeoTapp Flow praat vanaf nu rechtstreeks met een extern facturatieplatform, via een schone OAuth-koppeling, zonder API-sleutels in de client-code en zonder inloggegevens die per mail worden gedeeld. De afgesloten werkbon wordt de trigger, de klantkaart is al gesynchroniseerd, het project draagt uren en interventies mee, de betaalstatus komt automatisch terug zodra de klant betaalt. Voor de Italiaanse markt is Fatture in Cloud als eerste aangekoppeld, en dat is het sjabloon voor de connectoren die volgen voor de boekhoudplatforms die in Nederland gebruikt worden. Eerste stap, niet laatste stap.
Het gaat niet primair om de bespaarde administratietijd, hoewel die echt en voelbaar is. Het gaat om iets subtieler: de vrijdagafsluiting niet meer ervaren als een tweede werkdag. Wie veldteams aanstuurt herkent dit, de echte kost van administratie is niet het uur dat je erin steekt, het is dat dat uur ná zes uur valt, wanneer je ergens anders had moeten zijn, en elke late vrijdag die jouw persoonlijke tijd kost is een vrijdag waarop de marge van het bedrijf je niet heeft gedekt. Die onzichtbare schuld moest als eerste worden afgelost.
Wil je de facturatieverbinding echt zien draaien? Open hem vandaag in je gratis 14-daagse proefperiode
Probeer alle nieuwigheden in de gratis 14-daagse proefperiode →
Jouw data, jouw regels, in één klik te downloaden
De tweede grote verandering raakt iedereen die de AVG altijd als bureaucratisch gewicht heeft ervaren, een doolhof van formulieren om rechten uit te oefenen die op papier eenvoudig zouden moeten zijn. In het persoonlijke gedeelte staat nu een knop die doet wat de verordening al jaren in de praktijk verwacht. Export van al je data in een ZIP-pakket, geleverd via een ondertekende link met ingebouwde vervaldatum, zodat gevoelige archieven niet eindeloos in inboxen rondhangen. Hetzelfde menu bevat accountverwijdering achter een expliciete bevestiging (je moet de verwijderingszin intypen, geen vergissingsklik), met een venster van dertig dagen voor de definitieve verwijdering. Dat venster sluit aan op de manier waarop de Autoriteit Persoonsgegevens het recht op verwijdering invult, een redelijke termijn voor de verwerkingsverantwoordelijke om een verkeerd besluit terug te draaien.
Wat nog niet gezegd was, het stuk dat de ondernemer aangaat: export en verwijdering zijn rate-limited, één keer per uur. Zo kan geen nieuwsgierige medewerker, geen verkeerd geconfigureerde testklant en geen bot de opslag verzadigen of de privacy-endpoints met herhaalde verzoeken belasten. Beveiliging is geen bordje op de deur, het is een reeks stille beperkingen die voor je werken zonder dat je eraan denkt.
Beveiliging, rustig gedaan
De afgelopen weken vond een diepe code-review plaats van het soort dat niets oplevert wat de klant kan zien, maar dat de structurele kwaliteit van het platform verandert. Strengere toegangsregels op alles wat met externe integraties te maken heeft (wie mag verbinden, wijzigen, ontkoppelen), audit logs voor elke kritieke handeling (wie heeft verwijderd, geëxporteerd, vanaf welk IP-adres, via welke module), rate limits daar waar ze ertoe doen, zodat een afwijkende piek wordt gestopt voordat het een incident wordt.
Geen van die zaken wordt ooit verkocht met een grafiek, want een goede beveiligingshouding werkt zoals een goede waterleiding, je merkt het pas als die ontbreekt. Maar het is de reden dat een controle van de Belastingdienst of een onderzoek van de Autoriteit Persoonsgegevens op je aanwezigheidsdata geen bevinding oplevert om te flaggen. Dat “geen bevinding” is maandenlang onzichtbaar werk, en je moet het op gezag aannemen of wachten tot de controledag om het te ontdekken.
Onboarding die beloont, niet straft
De laatste nieuwigheid verdeelt de meningen. GeoTapp Flow inrichten ontgrendelt vanaf nu badges naarmate je elke stap voltooit. Brons bij drie mijlpalen (bedrijf opgezet, eerste klant, eerste project), zilver bij zes, goud bij negen, diamant wanneer je de hele setup-rondgang hebt afgerond. Het zijn iconen, ja, maar ze dienen een concreet doel: de frictie van de initiële configuratie veranderen in een zichtbare reeks, waar je ziet wat klaar is en wat nog ontbreekt, zonder een mentale Excel-lijst van “wat moet ik nog instellen”.
Wie software inricht samen met een medewerkster of een externe partij begrijpt de waarde meteen. De badge is niet de prijs, het is de gedeelde momentopname van waar jullie staan. De persoon die de feitelijke setup doet, vaak niet de eigenaar, heeft een tastbaar referentiepunt om te zeggen “we zijn halverwege, dit en dit ontbreekt nog”. En de eigenaar die de app in de trein opent, ziet het niveau, begrijpt in drie seconden hoe het ervoor staat, stuurt geen WhatsApp-updates om tien uur ‘s avonds.
Pre-payroll: van prikklok naar loonstrook, zonder vrijdagavond-Excel
Dezelfde ondernemer uit de openingsscène, die om kwart over zeven de laatste werkbon afsluit, doet meestal die avond of de volgende ochtend nog één ding. Opent een Excel, tikt de prikkloktijden van het team over, telt de gewone uren, scheidt de overuren, splitst nacht en dag, vinkt de zaterdag af, controleert de zondag, kijkt nogmaals of er een feestdag in de periode valt, en belt op een gegeven moment het salarisbureau om te vragen hoe die te boeken. Vermenigvuldigd met veertig ondernemers vult dat gesprek elke maand de agenda’s van de salarisadministrateurs.
Vanaf nu is dat sheet optioneel. GeoTapp Flow leest de al geregistreerde GPS-prikkloktijden, classificeert elke minuut in zes loonregels (gewone dag, gewone nacht, overuren dag en nacht, zondag/feestdag, overuren feestdag), kruist ze met goedgekeurd verlof, ziekmeldingen en compensatie-uren, en produceert een maandoverzicht per werknemer dat de salarisadministrateur in zijn software kan importeren. De eerste kant-en-klare cao-preset is Italiaans, bedoeld voor schoonmaak, beveiliging en metaal op die markt; sjablonen voor Nederlandse cao’s (Schoonmaak en Glazenwassersbedrijf, Particuliere Beveiliging, Metaal en Techniek) staan als volgende op de roadmap. Een aangepast paneel laat nu al nachtvenster, toeslagpercentages en feestdagenkalender handmatig instellen, zodat een schoonmaakbedrijf in Utrecht en een beveiligingsfirma in Rotterdam direct kunnen starten.
De applicatie maakt de loonstrook niet zelf, en dat is bewust. Die stap blijft bij de salarisadministrateur die de geldende cao kent, de premies juist toepast en de loonaangifte aan de Belastingdienst correct indient. Wat ontbrak was het stuk ertussen, van prikklok op locatie naar een net bestand voor zijn software. Een PDF die je in één blik leest, een Excel met dezelfde structuur voor handmatige correcties, een neutrale CSV om in Nmbrs, Loket of AFAS Profit te importeren zonder kopieer-plak-acrobatiek. De vrijdagavond blijft vrijdagavond, alleen niet meer op kantoor.
Hoeveel vrijdagavonden heb je al doorgebracht aan Excel-sheets? De proefperiode duurt 14 dagen, de eerste vrije vrijdag kan deze zijn
Probeer alle nieuwigheden in de gratis 14-daagse proefperiode →
Wat dit echt betekent voor het veldwerk
Tel de vier stukken op (gekoppelde facturatie, AVG-rechten op een knop, gehard beveiliging, het badge-systeem) en de richting is duidelijk. Stop met de ondernemer te vragen alles in het hoofd te houden, stop met elke nieuwe functie te laten aanvoelen als weer een stuk software om te leren, stop met “administratie” te behandelen als het gebied waar de marge stilletjes wegloopt. Een platform voor bedrijven met veldteams moet twee dingen goed doen: een stap terug zetten als het niet nodig is, en to-the-point zijn als het nodig is. De rest is ruis.
Heb je ooit geteld hoeveel vrijdagavonden je doorbrengt met de cijfers van de week? Laat een reactie achter als je je in de openingsscène herkent.
Probeer alle nieuwigheden in de gratis 14-daagse proefperiode.
Probeer alle nieuwigheden in de gratis 14-daagse proefperiode →
Wat er staat te komen
Eén ding dat het waard is om alvast te zeggen. De updates van deze week zijn pas het begin van het werk dat voor ons ligt. In de komende maanden komen er andere dingen, bedoeld om nog meer gewicht van de schouders te halen van wie veldteams aanstuurt.
Ik ga hier niet de details vertellen, omdat ik je elk nieuw stuk liever laat zien wanneer het echt klaar is, en niet als belofte op papier. We kondigen ze aan zodra ze live gaan, in eigen artikelen, waarin we netjes uitleggen wat ze doen, waarom we ze hebben gebouwd en voor wie ze zijn. Blijf ons volgen, er komt nog genoeg in de komende maanden.
Pubblicato originariamente su geotapp.com/blog
